14. Verzameling

Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.

Voor enkele algemene begrippen die ik hiervoor vermeld heb vergt de overgang naar hun betekenis(sen) voor toepassing van relationeel boekhouden een aparte stap. In dit hoofdstuk heb ik daartoe een kleine verzameling opmerkingen opgenomen.

Opslagplaatsen

Ervaring is projectie van de wereld op zichzelf. In hoofdstuk 11 noemde ik ervaring, iets anders, een spoor van de werkelijkheid in haarzelf. Een mens ervaart zoiets als zijn wereld, zijn werkelijkheid. En het lijkt alsof de projectie danwel het spoor bestaat uit gegevens over dè werkelijkheid. Zelf-bewuste ervaring plaatst een mens ogenschijnlijk voortdurend in het heden. Maar dergelijke ervaring kan als het ware zèlf ruimer verschijnen wanneer zij óók (gegevens over) verleden en toekomst omvat.

Het menselijk geheugen is een opslagplaats van gegevens. Het bevat neerslag van eerdere ervaringen. Dat zijn zowel gegevens die voltrokken gebeurtenissen weerspiegelen, i.e. over een verleden, als gegevens over wat al dan niet gebeuren kan, i.e. over een toekomst. Want strikt genomen zijn toekomstgegevens natuurlijk eveneens neerslag van eerdere ervaringen. Daarvoor geldt de verbeelding als gebeurtenis.

Het eigen geheugen van de ene mens is niet de enig mogelijke opslagplaats. Het geheugen van een ànder is dat bijvoorbeeld ook. Zo zijn er vanuit individueel perspectief talloze opslagplaatsen voor gegevens denkbaar, ieder met karakteristieke eigenschappen. Luchttrillingen als gevolg van spraak zijn vluchtig. Daarom houdt zelfs een echoput als geheugen een gegeven slechts kort vast. Een boek is meestal veel bestendiger. Een gebouw, een schilderij, zij kunnen allemaal in ervaring verschijnen.

In organisatorisch verband is het eveneens vaak wenselijk dat ervaring ruimer is, en dus iets over verleden en/of toekomst omvat. Daarom heeft iedere medewerker behoefte aan overeenkomstige gegevens. Mensen met hun geheugen vormen belangrijke opslagplaatsen. De meeste mensen blinken echter niet uit in het nauwkeurig onthouden van zelfs maar één detail waarin zij niet ècht geïnteresseerd zijn. En als het om veel moeilijk te onderscheiden gegevens gaat schiet een menselijk geheugen ondanks motivatie vaak in nauwkeurigheid tekort. Dergelijke gegevens, of als tussenstap aanwijzingen over de opslagplaats ervan, krijgen (ook) een andere plaats. De spreekwoordelijke knoop in een zakdoek is een voorbeeld. Tegenwoordig zijn er dan computergeheugens.

Wat het ene individu buiten zijn eigen geheugen opslaat, hoe tijdelijk ook zoals in het geval van spraak, kan een ander in zijn ervaring betrekken zodra hij over die gegevens beschikt. Dat is communicatie. Die slaagt beter naarmate het tweede individu dezelfde betekenis aan de gegevens ontleent als het eerste ermee bedoeld heeft.¹ Enigszins duurzame opslag zoals in brieven, op kaarten en in computergeheugens heffen voor communicatie bepaalde beperkingen van tijd en plaats op. Hoewel de vastgelegde gegevens meestal slechts een flauw aftreksel van de ervaring van het ene individu vormen kan een tweede individu ze tenminste in zijn ervaring betrekken.

Deze overdraagbaarheid van gegevens kan de werkverdeling in organisaties sterk beïnvloeden. Door hun neerslag kan een medewerker met andere gebeurtenissen rekening houden. Daarvoor hoeft hijzelf niet direct daarbij betrokken geweest te zijn. Dit kan zonder gevaar wanneer die ervaring uit-de-tweede-hand geen (al te) nadelige invloed heeft op de onderhavige gebeurtenis, i.e. op de uitkomst ervan. Of werkverdeling dan ook verstandig is hangt overigens van vele aspecten af.

Opslagplaatsen, zoals ik ze hier bedoel, herbergen dus gegevensverzamelingen. Van menselijke geheugens tot zakdoeken kunnen gegevens bevatten. Ik beperk mij hier tot verzamelingen die bewust aangelegd en bijgehouden worden. En daaraan moeten dus rapportages ontleend kunnen worden, zonodig ook aan anderen dan degene die gegevens geregistreerd heeft. Er zijn overal papieren o.i.d. opslagplaatsen. Gegevens kunnen eveneens op kaarten aangetekend zijn. Ik veronderstel als toegankelijke opslagplaats hier evenwel een computergeheugen.²

Financiële gegevens

Eerder heb ik beheer als aandacht aangeduid. Daarvoor zie ik als oriëntatiepunt de handeling die iemand op enig moment verricht. Met allerlei aspecten, waaronder bijvoorbeeld àndere gebeurtenissen, moet die medewerker dan rekening houden. En daarover moet de betrokkene voor adequate aandacht gegevens beschikbaar hebben. Afhankelijk van omstandigheden bevatten gegevensverzamelingen daarom gegevens over allerlei gebeurtenissen en verwante verschijnselen. Daarmee kan iemand verleden en (dus) toekomst in zijn ervaring betrekken.

Indien tevens gegevens over de handeling in kwestie geregistreerd worden zijn die op hun beurt weer beschikbaar tijdens andere handelingen. Voorts kan daarmee zonodig verantwoording afgelegd worden. Dat is gewoon een andere handeling waarvoor kennelijk iemand anders over bepaalde gegevens wil beschikken.

Financieel beheer is aandacht voor het financiële aspect van wat er in organisatorisch verband gebeurt. En er is sprake van een gebeurtenis/handeling met een financieel aspect zodra geld in enige verschijningsvorm ermee gemoeid is. Dat is eigenlijk met iedere organisatorische gebeurtenis het geval. Welk aspect beïnvloedt uiteindelijk niet het financiële? Althans, in organisaties in ons maatschappelijk stelsel. Maar dit betekent niet dat over iedere gebeurtenis gegevens opgeslagen moeten worden. Dat is voor werkbare praktijk overbodig. Het is evenmin zo dat er zoiets als financiële transacties zijn. Tot dusver heb ik bepaalde gebeurtenissen wel zo genoemd maar dat is onjuist. Er zijn allerlei transacties. Daaraan is vaak een financieel aspect herkenbaar. Dat aspect mag evenwel niet met de gehele transactie als zodanig verward worden. Dit onderscheid is belangrijk voor gegevensverzamelingen. Die bevatten altijd gegevens over gebeurtenissen en verwante verschijnselen in het algemeen. Vanwege het accent op een bepaald aspect kunnen die gegevens daarnaar vernoemd zijn. Er zijn dus per definitie geen financiële gebeurtenissen maar er kunnen wel financiële gegevens over gebeurtenissen bijgehouden worden. Voor financieel beheer zijn dan financiële gegevens over gebeurtenissen nodig.

Al die financiële gegevens zouden in één verzameling ondergebracht kunnen worden. Dat is meestal niet praktisch. Verstandiger is het modulen te onderscheiden waaruit naar behoefte gegevens in rapportages samengevoegd kunnen worden.³ Hoe de overgang naar computergeheugens bij het ministerie een samenhangende groei vertoonde heb ik in hoofdstuk 7 toegelicht. Daar staat onder andere de boekhouding omschreven als de verzameling met financiële gegevens over definitieve transacties.

Procedures en definitieve transacties

In hoofdstuk 7 heb ik aangegeven dat de betekenis van definitief naar omstandigheden bepaald moet zijn. In het algemeen beschouw ik een transactie of, beter gezegd, het (deel)resultaat ervan als definitief wanneer daardoor de verdere relatie tussen betrokken partijen daadwerkelijk gewijzigd is. Met de begrippen uit het vorige hoofdstuk licht ik dat hier verder toe.

In het vorige hoofdstuk benoemde ik steeds kleinere verzamelingen gebeurtenissen. Mijn indeling verliep van organisatie tot actie en uiteindelijk handeling. Daarmee werd de uitkomst van een overeenkomstige verzameling gebeurtenissen eveneens kleinschaliger. Voor een zaak noemde ik die uitkomst het resultaat. Daaruit volgde voor de uitkomst van een procedure als onderdeel van een zaak de aanduiding deelresultaat. Die begrippen en hun namen zijn allemaal betrekkelijk. Waar het mij hier om gaat is de uitkomst van één procedure. Die heet dus een deelresultaat.

Wat is een deelresultaat? Tot dusver heb ik die vraag in zoverre beantwoord dat het de uitkomst van een procedure betreft. En afgezien van het afbreken van die procedure vormt het de enig mogelijke uitkomst. Verder heb ik gezegd dat een procedure bestaat uit een verzameling stappen. En op hun beurt vormen procedures als verzameling een zaak.

Al met al zijn dit nog geen nauwkeurige, concrete aanwijzingen. Zoals met alle begrippen probeer ik daarmee voorzichtig te zijn. Het begrippenkader, zeg de theorie, moet zo min mogelijk belemmeringen opwerpen. De begrippen moeten in hun samenhang naar behoefte van praktijk specifieke betekenissen krijgen. Daarom stel ik in beginsel ook geen beperkingen aan de keuze van deelresultaten. Ik geef verderop, vooral in deel III, wel voorbeelden. Die gelden dan vooral voor overheidsinstellingen. En ik meen dat mijn voorbeelden in de meeste praktijksituaties onverkort bruikbaar zijn. Sommige keuzes liggen immers voor de hand en/of volgen uit wettelijke eisen en regels.

Financieel beheer veronderstelt een financieel aspect. Dat wil niet zeggen dat iedere gebeurtenis een (nadrukkelijk) financieel aspect heeft. Datzelfde kan dan voor verzamelingen van gebeurtenissen gelden. Zo kunnen er deelresultaten benoemd zijn die, althans in praktisch opzicht, niets met geld te maken hebben. Blijkbaar is er tijdens die gehele procedures geen behoefte aan financiële gegevens en/of ontstaan er geen nieuwe financiële gegevens. Als dit voorkomt is het financiële aspect in andere procedures waarschijnlijk des te meer vertegenwoordigd. Hoe danook, iedere organisatie is zèlf partij bij transacties waardoor de relatie met een wederpartij wijzigt. Als dat een wijziging is die de verdere relatie beïnvloedt noem ik dat een definitieve transactie. Juist omdat daarbij meerdere partijen in het spel zijn spreek ik verder over een transactie.⁴ Een definitieve beschouw ik als uitkomst van een procedure, en dus als deelresultaat. Voor een volgende wijziging van die relatie tussen de betrokken partijen is een ander deelresultaat nodig waarvoor een volgende procedure doorlopen moet worden.

Er kunnen diverse argument(en) zijn om gegevens over een definitieve transactie aan te tekenen.⁵ Voorzover dat financiële gegevens zijn gebeurt registratie in de boekhouding. Het verstrekken van een parkeervergunning behoeft dus geen neerslag in de boekhouding. Maar een aantekening erover moet wel èrgens gebeuren, i.e. als regels dat eisen. De definitieve toekenning van een subsidiebedrag moet minstens in de boekhouding tot uitdrukking komen. Want zo'n verplichting moet stellig als een definitieve transactie met een nadrukkelijk financieel aspect gelden.

Transacties en derden

Voor de keuze van deelresultaten zie ik voor processen in het algemeen de volgende praktische leidraad. Dat zijn de relaties tussen betrokken partijen. Een wederpartij noem ik kortweg een derde.⁶ De verschillende contacten die een organisatie (of een onderdeel ervan) met een derde heeft beschouw ik als transacties. Sommige zijn definitief. Die vormen als deelresultaat de uitkomst van een procedure. Dit klopt wat het financiële aspect betreft in ieder geval voor betalingen. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld toewijzing van de officiële begroting van een overheidsinstelling. Die is immers ook door een wederpartij toegewezen. En een verplichting wordt jegens een derde aangegaan. Op basis van contacten met derden is aldus een eerste inventarisatie van soorten transacties mogelijk. Die transacties zijn voor aantekening in de boekhouding relevant voorzover zij een definitief karakter hebben èn een aanmerkelijk financieel aspect. Daarnaast zijn desgewenst interne transacties denkbaar waarbij geen herkenbare derde of juist meer dan één betrokken zijn. Een voorbeeld daarvan is een verschuiving tussen deelbudgetten binnen eenzelfde officiële, oorspronkelijke begrotingstoewijzing.

Derde of, misschien beter, betrokken wederpartij is weer een belangrijk begrip. Dat kan eveneens naar omstandigheden een specifieke betekenis verkrijgen. Als het in het algemeen om contacten gaat zijn beperkingen nauwelijks redelijk. Wat het financiële aspect betreft ligt dat meestal eenvoudiger. Dat aspect van een definitieve transactie wordt vrijwel altijd met één derde afgewikkeld. En voor alle procedures van één zaak is dat doorgaans dezelfde derde. Al te lichtvaardig mogen dergelijke beperkingen echter niet aangenomen worden. Tijdens een zaak blijkt toch vaak een andere derde te kunnen verschijnen. Voorbeelden van derden zijn klanten, afnemers, leveranciers, maatschappelijke instellingen en eigen medewerkers. Daarmee kunnen transacties definitief voltrokken danwel in voorbereiding zijn. Het is eenvoudig nog meer voorbeelden van derden te vinden. Een burger ontvangt bijvoorbeeld een (schriftelijke) mededeling van een aangegane verplichting. Dat is een definitieve transactie. Aan dezelfde burger wordt op grond daarvan een subsidiebedrag betaald. Op die derde kan in dezelfde zaak een vordering ingesteld zijn. Dat is geen verplichting van de organisatie jegens een derde maar blijkbaar heeft die derde (ook) een verplichting jegens de organisatie. (De kennisgeving van) de vordering is wederom een definitieve transactie, dat wil zeggen het deelresultaat van een procedure. De ontvangst van het gevorderde bedrag, tenslotte, geldt eveneens als een definitieve transactie. Over al deze transacties, tenminste wanneer ze vanuit het gezichtspunt van de organisatie als definitief bestempeld zijn, moeten financiële gegevens in de boekhouding aangetekend worden.

Flexibiliteit door beperking

De boekhouding bevat financiële gegevens over de uitkomsten van procedures. Dit leidt niet tot starheid. Welke procedures er (moeten) zijn is immers naar behoefte bepaald. Hierop kan ik niet voldoende wijzen. Daarom verklaar ik nogmaals het enkelvoudige verband tussen deelresultaat en procedure.

Ik heb het voorbehoud gemaakt dat een procedure afgebroken kan worden vóórdat een deelresultaat als uitkomst van voldoende stappen gerealiseerd is. Afgezien daarvan leidt een procedure altijd tot één deelresultaat. Deze beperking heeft praktische voordelen. Ik noemde al dat tussenstanden in het verloop van een zaak hierdoor onafhankelijker van elkaar zijn. Dat komt flexibiliteit aanzienlijk ten goede. In meer omvattende procedures zouden gebeurtenissen ten onrechte niet kunnen plaatshebben. Omdat ze in aparte procedures voorkomen bestaat er een grotere kans dat gebeurtenissen niet nodeloos vertragen. Als de ene procedure stokt kunnen andere in dezelfde zaak dikwijls voortgaan. Slechts indien daartegen bezwaar bestaat moet hun afhankelijkheid expliciet aangegeven zijn. Een ander voordeel heeft betrekking op administratieve organisatie. Op dat gebied is de opvatting nog gangbaar dat het werk in een procedure bij voorkeur lineair verdeeld moet zijn. Met andere woorden, vergelijkbare stappen moeten een vaste plaats in de volgorde kennen. Dit is door de beperking van hoogstens één deelresultaat ofwel definiteve transactie per procedure min of meer gewaarborgd. Want bijgevolg omvat een afzonderlijke procedure niet meer zoveel stappen. En dus is het minder onredelijk te wensen dat stappen in dezelfde soort procedure altijd achtereenvolgens en in dezelfde volgorde doorlopen worden. Dit laat overigens onverlet dat ik vind dat naar omstandigheden een losse(re) samenhang tussen stappen in een procedure moet gelden.

Tijdens een procedure bestaat geen keuze tussen verschillende soorten deelresultaten ofwel definitieve transacties. Zolang tussen stappen een strakke samenhang heerst volgt na de ene soort stap volgens dat vaste stramien altijd dezelfde soort andere. Na de laatste stap in de werkelijke procedure is het deelresultaat bereikt met een definitieve transactie. Dit laatste is uiteraard afgezien van het geheel afbreken van een procedure.

Wanneer een keuze tussen (soorten) deelresultaten annex definitieve transacties noodzakelijk is moet dus een keuze tussen soorten procedures gemaakt worden. Dat kan zonodig tijdens een stap van een bepaalde procedure gebeuren. Teneinde een ànder deelresultaat (ook) te bereiken dient evenwel een dienovereenkomstige procedure doorlopen te worden. De eerdere procedure wordt gewoon vervolgd, of afgebroken. Zonder het enkelvoudige verband tussen deelresultaat en procedure waarmee dat bereikt wordt blijft misschien het aantal verschillende procedures beperkter. Immers, wanneer meer transacties door één procedure tot stand kunnen komen zijn er waarschijnlijk minder soorten procedures nodig. In het uiterste geval is de gehele organisatie één (soort) procedure. Het maximum van één definitieve transactie voorkomt echter dat een procedure kan uitdijen tot een onmogelijk complex samenhangende verzameling van stappen, acties en afzonderlijke handelingen/gebeurtenissen. Allerlei relaties daartussen maken een procedure dan onbeheersbaar. Op basis van het enkelvoudige verband is een doorzichtige procedure met (doorgaans) achtereenvolgende stappen realistisch. En flexibiliteit is min of meer gewaarborgd. Dat maakt beheer alleen maar eenvoudiger.

Begrippenschema's

Het verband tussen begrippen/verschijnselen kan met schema's verduidelijkt worden. Tenminste, zolang dat verband eenvoudig blijft. Er gaan altijd nuances verloren maar in een afbeelding zijn hoofdlijnen vaak in één oogopslag herkenbaar. Dergelijke afbeeldingen noem ik begrippenschema's.⁷ Een voorbeeld heb ik reeds in hoofdstuk 2 getoond. Daar staat een schema van de begrippen rekening, journaalpost en journaalregel. Hun (gemodelleerde) relaties zijn direct zichtbaar. Ik heb daar geen toelichting opgenomen hoe een zo'n begrippenschema bekeken moet worden. Dat doe ik hier. Een begrippenkader is een verzameling begrippen met relaties. Voor ieder begrip moet er een woord, of hoogstens een korte omschrijving, zijn dat past bij de situatie waarvoor het omvattende kader bestemd is. Zoals gezegd kunnen relaties bestaan tussen verschillende begrippen. Dergelijke relaties hebben overigens een indirecte, abstractere betekenis. Want de begrippen blijven algemeen. In de praktijk zijn het hun betekenissen, i.e. de concretere vormen die bij de begrippen als verschijnselen passen, waartussen relaties bestaan. Meestal is één vorm van het ene begrip/verschijnsel aan één of meer vormen van een ander begrip/verschijnsel gerelateerd. Dan is er een één-op-meer relatie. Zo'n één-op-meer relatie tussen bijvoorbeeld de begrippen rekening en journaalregel betekent dat op één concrete rekening meerdere concrete journaalregels geboekt kunnen worden. Voorts kunnen één-op-één relaties bestaan. Dan is uiteraard slechts één vorm van beide begrippen/verschijnselen in de relatie betrokken.

Aan deze twee soorten logische relaties kunnen nog allerlei voorwaarden verbonden zijn. Bijvoorbeeld tenminste de ene vorm moet aanwezig zijn als voorwaarde voor het bestaan van een vorm van het andere begrip/verschijnsel. Dat geldt voor journaalregels als onderdelen van een journaalpost. De laatste is een voorwaarde voor het ontstaan van journaalregels. Dergelijke verfijningen breng ik niet in de begrippenschema's tot uitdrukking. Het gaat mij daarin om hoofdlijnen. En een begrippenschema behoeft niet volledig te zijn. Dat kan trouwens niet. Zo'n afbeelding is ook maar weer een vertaling van een gedacht model. Principiële onvolledigheid blijkt al uit het aangehaalde voorbeeld. Dat schema uit hoofdstuk 2 laat uitsluitend de relaties tussen een drietal begrippen zien. Andere begrippen zijn weggelaten. Daaraan had ik kennelijk in die situatie geen behoefte. Ik denk dat ik ze uit het toenmalige rapport wegliet omdat daardoor de aandacht teveel van hoofdlijnen afgeleid zou worden. Zo zijn begrippenschema's geschikt als korte uittreksels uit een algemener begrippenkader.

De belangrijkste begrippen uit het vorige hoofdstuk kan ik in een zeer eenvoudig schema samenvatten. De relaties tussen ieder begrippenpaar is hier hiërarchisch. In zoverre is zo'n schema misleidend omdat het de suggestie kan wekken dat begrippen naast elkaar staan in plaats van dat het ene begrip het andere omvat. Een begrippenkader met meerdere hiërarchische relaties vanuit eenzelfde begrip valt echter niet meer te tekenen respectievelijk te ontwarren wanneer het kleinere ìn het grotere begrip afgebeeld moet zijn. In dit geval zouden er zes rechthoekjes in elkaar moeten passen.

noten

1. Communicatie en intersubjectiviteit zijn door deze omschrijving synoniem. Die is op een schaal af te zetten. Aan de ene kant is overdracht van betekenis volledig, aan de andere kant geheel afwezig. In het laatste geval heeft de ontvanger weliswaar verschijnselen kunnen ervaren maar niet als dragers van betekenis die hij ervan afleidde. Tenzij de afzender drager als betekenis (vorm als inhoud) bedoeld heeft, stokt de communicatie en heeft de ontvanger een voornamelijk eigen, ongedeelde ervaring.

In de periode dat ik in mijn laatste schrijfronde dit hoofdstuk nogeens bewerkte begon ik The Differend: Phrases in Dispute (University of Minnesota Press, 1988) van J.F. Lyotard te lezen. Ik raakte zeer geboeid. Ik las zijn eerste hoofdstuk als een verhaal over (de onmogelijkheid van) (regels voor) communicatie. En ik had ter aanvulling en vooral verdieping van mijn verhaal schier eindeloos zijn opmerkingen kunnen aanhalen. Hij geeft bijvoorbeeld te denken over aansprakelijkheid. Ik vind zèlf dat die a priori onbeperkt is. Of misschien duidelijker, onbepaald. En daarom vind ik, omgekeerd, ondermeer dat een mens zijn verantwoordelijkheid evenzo ruim moet ervaren. Lyotard werpt door zijn analyse van de, zeg maar, anatomie van het dispuut licht op grenzen. Door afwijkende regels voor bewijsvoering en oordeel blijft een aanspraak vaak genegeerd. Op schade volgt zelfs onrecht (p. 10): "The differend is signaled by this inability to prove. The one who lodges a complaint is heard, but the one who is a victim, and who is perhaps the same one, is reduced to silence." Is een werk of in het algemeen een handeling dan ècht postmodern, i.e. blijkbaar voor een publiek onacceptabele regels constituerend, wanneer zijn maker voor waanzinnig uitgemaakt wordt? Maar wie is er nu gek?
R.D. Laing maakt in The Divided Self (Penguin, herdruk, 1972) een vertaling van existentiele fenomenologie voor zijn beroep, dat van psychiater. Wat hij over zijn patient-relatie zegt geldt natuurlijk weer voor relaties in het algemeen. Veranderkundigen en ontwerpers in de ruimste zin, en dat zijn wij als mensen allemaal, dienen te beseffen dat (p. 25): "[N]o matter how circumscribed or diffuse the initial complaint may be, one knows that the patient is bringing into the treatment situation, whether intentionally or unintentionally, his existence, his whole being-in-this-world. One knows that every aspect of his being is related in some way to every other aspect, although the manner in which these aspects are articulated may be by no means clear. It is the task of existential phenomenology to articulate what the other's 'world' is and his way of being in it." (Een mens met) zo'n intentie weigert het dispuut als beklemmend kader voor (non-)communicatie te erkennen. Om dispuut in welke vorm te vermijden moeten echter àlle betrokkenen diezelfde intentie delen. Zie ook noot 12 in hoofdstuk 12.

2. Hiermee kies ik allerminst voor één centrale opslagplaats. In vind integendeel dat diverse computergeheugens zodanig verspreid moeten zijn dat de kwaliteit van de opgeslagen gegevens optimaal uitvalt. Dit uitgangspunt leidt in wat grotere organisaties vrijwel altijd tot een computergeheugen voor een nauw samenwerkende groep medewerkers. Die mensen kunnen hùn gegevensverzameling tenminste adequaat beheren. Door dergelijke verspreiding is samenstelling van een rapportage met gegevens uit diverse computergeheugens technisch wellicht (nog) ingewikkeld. Maar, nogmaals, het aspect van techniek van automatisering mag niet ten onrechte overheersen. En zo ingewikkeld is dat vergaren van gegevens uit verspreide verzamelingen nooit geweest mits daarmee met de keuze van apparatuur en basisprogrammatuur rekening gehouden is.

3. Zie noot 2 hierboven.

4. In Games People Play (Grove Press, 32e druk, 1967) geeft E. Berne een korte omschrijving van transactionele analyse. Hij schrijft (p. 29): "The unit of social intercourse is called a transaction. If two or more people encounter each other in a social aggregation, sooner or later one of them will speak, or give some other indication of acknowledging the presence of the others. This is called the transactional stimulus. Another person will then say or do something which is in some way related to this stimulus, and that is called the transactional response." Voor de organisatorische praktijk zijn van bijzonder belang de opmerkingen (p. 35): "Transactions usually proceed in series. [....] The simplest forms of social activity are procedures and rituals. [....] A procedure is a series of complementary [....] transactions directed toward the manipulation of reality." Berne associeert procedures met volwassen en rituelen met bevoogdend gedrag. Ik blijf de verzameling gebeurtenissen die tot een deelresultaat leiden een procedure noemen. Volgens Berne komen in de organisatorische praktijk de meeste waarschijnlijk in aanmerking rituelen genoemd te worden. Want daarover zegt hij op pagina 36: "[....] a ritual is a stereotyped series of simple complementary transactions programmed by external social forces." En ook (p. 37): "Many formal rituals started off as heavily contaminated though fairly efficient procedures, but as time passed and circumstances changed, they lost all procedural validity while still retaining their usefulness as acts of faith. [....] They offer a safe, reassuring (apotropaic), and often enjoyable method of structuring time." Dergelijke opmerkingen vind ik waardevol voor ontwerp en beheer van organisatorische processen.

5. Daaraan liggen belangen ten grondslag. Hoe meer die expliciet herkend zijn des te adequater informatievoorziening daarop afgestemd kan worden. Deze gedachte werd later uitgangspunt voor een aangepaste visie op archiefbeheer voor de nederlandse overheid. Zie ook noot 15 in hoofdstuk 9. Die visie komt er, kort gezegd, op neer dat met archief als invalshoek geen duidelijke argumenten voor opslag en toegankelijkheid van gegevens herkenbaar zijn. In plaats daarvan moeten argumenten door belangen bepaald zijn. En die gelden voor informatievoorziening in het algemeen. Aan een verbijzondering als archief bestaat geen behoefte (meer). In een specifieke situatie komen belangen in een karakteristieke verhouding tot uitdrukking. Daarvan moet (ondermeer) de minstens noodzakelijke informatievoorziening afgeleid zijn.

6. Derde kan enigszins misleidend zijn. Ik bedoel niet louter wederpartijen die onder de noemer externe betrokkenen zouden kunnen vallen. Er zijn veel transacties met/tussen medewerkers waaraan een financieel aspect verbonden is. Een medewerker kan zelfs zichzelf als wederpartij in een transactie betrekken. Dit laatste gebeurt bijvoorbeeld wanneer hij zijn eigen budget opnieuw verdeelt.

7. Ik wens misverstand te vermijden met allerlei methoden en technieken voor ontwerp van gegevensverzamelingen. Ik probeer begrippen te benoemen en hun samenhang in een schema af te beelden. Dat is nog geen ontwerp van een gegevensverzameling voor een computergeheugen. Zo'n ontwerp ziet er inderdaad vaak identiek uit, maar dat is iets anders.