Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.
De wereld of werkelijkheid is één-heid. Geredeneerd vanuit een subject laat de wereld zich door ervaring kennen. Omgekeerd leidt ervaring tot aanduiding van (onderscheid tussen) subject en object.1 In alledaagse ervaring ziet het subject uitsluitend zijn object als de wereld. Die verschijnt niet als één-heid maar als losse stukjes en beetjes. Relationale ervaring probeert met zulke, vaak onvermijdelijke, fragmenten (meer) één-heid te bereiken. Voorzover dat kan.2 Ik noem dat ook verweven van wat eerder losse verschijnselen waren. Dit levert doorgaans ander inzicht op dan wanneer verschijnselen apart blijven staan. Of wanneer slechts eenzijdige relaties daartussen verondersteld blijven.3
De wederkerige relatie tussen proces en (financieel) beheer heb ik reeds benoemd. Uitgaande van proces is dat beheer een aspect ervan. Het is geheel verkeerd financieel beheer louter op zichzelf, als geheel onafhankelijk verschijnsel, te beschouwen. Als dat gebeurt weerpiegelt ervaring als model van de wereld/werkelijkheid minder één-heid. Financieel beheer, maar ook personeelsbeheer, dossierbeheer en dergelijke, missen echter in veel organisaties een wederkerige relatie met processen. Daardoor blijft de kwaliteit van wat traditioneel ondersteuning genoemd wordt steken. Wat nog erger is, de kwaliteit van de processen die zogenaamd ondersteund zouden moeten worden lijdt onder het gemis aan integratie.
Wat een proces is moet, omgekeerd èn gelijktijdig, vanuit allerlei aspecten begrepen worden. Proces is zelf óók aspect. Zo zijn er met wederkerige relaties talloze aspecten herkenbaar. Iedere toevoeging betekent een genuanceerdere kijk op het verschijnsel omdat het steeds hechter met andere verweven raakt.4
De praktijk, en niet alleen van financieel beheer, laat daarentegen vaak zien dat alle aandacht op één aspect, op één verschijnsel geconcentreerd is. En voorzover andere verschijnselen een rol krijgen is daarmee een eenzijdig causaal in plaats van wederkerig verband verondersteld. Tegenwoordig is automatisering als verschijnsel daarvan een voorbeeld. Het is echter weer ronduit verkeerd verbeteringen geheel van automatiseringsmiddelen te verwachten. Dat is zeker voor financieel beheer dikwijls toch gebeurd. Mijn idee is dan dat er inderdaad geen of geen juiste, i.e. wederkerige, relaties met andere aspecten zijn aangenomen. In het ergste geval wordt automatisering als doel opzichzelf gezien. Dit overkwam het directoraat-generaal tijdens het nieuwe project ter verbetering van het financieel beheer. De ontwikkeling van de middelen geschiedde door specialisten. De projectleider had expliciet toezicht op hun werk georganiseerd. Te laat bleken de controleurs hetzelfde soort specialisten te zijn. Die wisten bijna nog minder van financieel beheer, laat staan van de relaties daarvan met processen en de organisatie in het algemeen. Van de vicieuze cirkel waarin het project voor enige tijd terecht kwam is het eenvoudig een indruk te krijgen. Daarvoor moet de aanwijzing opgevolgd worden deze passage opnieuw te lezen, te beginnen met "De praktijk, en niet alleen van ...."5
Enzovoort, dus. Zonder begrip van onuitputtelijke gerelateerdheid kan een aspect (als verschijnsel) wellicht benoemd zijn. Maar nooit begrepen. Dat geldt voor financieel beheer als aspect van processen. En voor automatisering als aspect van financieel beheer, èn daardoor ook van processen. Geïsoleerde inspanningen missen zodoende een gunstige uitwerking. Een problematische situatie kan eigenlijk zelfs alleen maar verergeren. Dat was ook bij het ministerie gebeurd waar de oude automatiseringsmiddelen niet in reële informatiebehoeften voorzagen. Daarvoor had de overheersende invloed van financiële medewerkers gezorgd. De relatie met de processen was vrijwel geheel verdrongen. In plaats daarvan had controleerbaarheid de opzet van de middelen bepaald. Dat klopt niet. En dat is ook gebleken. Controleerbaarheid heeft betekenis doch is slechts één aspect van vele. Die hulpmiddelen kònden niet aan resultaten van processen bijdragen omdat de aansluiting ermee onvoldoende bestond. Afgezien van hun inhoud lieten rapportages soms maanden op zich wachten.
Dat feilen trok dus al vroeg de aandacht. Ik heb een rapportage van de Algemene Rekenkamer daarover genoemd. Voordien was al een ander onderzoek verricht. Daarvan luidde de conclusie dat de automatiseringsmiddelen technisch goed waren. Zo'n conclusie is pure onzin. De techniek van automatisering was het probleem van het ministerie helemaal niet. En als zodanig mag die het nergens zijn. Het eerdere onderzoek was echter verricht door specialisten, in dit geval (ook) automatiseerders. Zij beheersten misschien hun techniek. Daarentegen hadden zij blijkbaar geen besef van relaties met financieel beheer en processen. De parallel met het directoraat-generaal is inderdaad opvallend. Dergelijke onderzoekers kijken vaak niet verder dan één verschijnsel. Dat is ze volgens huidige maatschappelijke normen die vergaande specialisatie toestaan nog nauwelijks kwalijk te nemen ook. De specialist heeft zich overtuigd van het nut van zijn bijdrage. Hij ziet die waarschijnlijk helemaal niet als (te) eenzijdig. Onder het regime van dergelijke verhoudingen moet minstens hun opdrachtgever overzicht hebben danwel verkrijgen. Hij is immers formeel aansprakelijk. Daarom moet een opdrachtgever begrijpen dat allerlei aspecten in hun onderlinge verband bekeken moeten worden. En die is in een positie zulk onderzoek te stimuleren. Veel opdrachtgevers zijn daarvoor kennelijk benauwd. Zij blokkeren daarmee verbeteringen waarvan zijzelf nog het meeste zouden kunnen profiteren.6
Dit patroon herhaalt zich helaas nog steeds. Er komt wel meer aandacht voor. Tenminste, voor overheidsinstellingen. Over mislukte projecten, en niet alleen voor automatisering van financiële informatievoorziening, spreken nederlandse volksvertegenwoordigers (wat) vaker dan voorheen. Meestal is door vertraagde rapportages de aangerichte schade echter onherstelbaar. En dan blijken er zelfs soortgelijke projecten elders gestart te zijn. Soms volgt een evaluatie. Zoals hierboven aangegeven worden daarvoor nog vaak de verkeerde mensen gevraagd. Want dikwijls luidt de conclusie weer: de techniek is in orde. Maar alleen om dàt aspect mag het niet gaan. Evaluatie moet tegen de achtergrond van (minimaal) gewenste verwevenheid gebeuren.
Het ontwikkelen van verwevenheid begint en eindigt bij een begrippenkader. Een absoluut begin en einde zijn er zelfs niet. Zo begon mijn werk aan relationeel boekhouden. Met beschikbare begrippen probeerde ik een eerste model te vormen. Dat schetsmatige ontwerpmodel verschafte in elk geval mijzelf nader inzicht. En zo is die ontwikkeling jaren voortgegaan met dit boek als presentatie van een tussenstand.
Mijn verhaal over de vroege geschiedenis omvat ondermeer een bekentenis (naar mijn huidige maatstaf) dat ik destijds onvoldoende verwevenheid ontwikkeld had.7 Ik vond het vruchteloos daar veel tijd in stoppen. Mijn gevoel zei dat het ànders moest. In dat stadium vernauwde ik blijkbaar mijn aandacht tot de boekhouding als één aspect van een complexe situatie. Daaruit concludeerde ik na enige tijd met wat ruimere blik dat de oude automatiseringsmiddelen niet kònden voldoen. Ik had tevens in eerste versie een alternatieve methode van boekhouden bedacht waarop ik mijn conclusie mede baseerde. De begrippen waarmee ik die nieuwe methode modelleerde waren oorspronkelijk geheel getint door wat ik toen als het boekhoudkundige aspect veronderstelde. En voor een belangrijk deel zijn zij dat, en niet altijd ten onrechte, nog steeds. Dat gebeurt door vergelijking met andere methoden èn de behoefte de nieuwe methode daarmee nog enigzins vergelijkbaar te houden. Anders gaat herkenbaarheid compleet verloren.
Naarmate het aantal aspecten onder beschouwing en hun verwevenheid toenamen veranderde ik echter mijn begrippen en bijbehorende woorden. Die ontwikkeling is ook stellig niet ten einde. In het ontwikkelende begrippenkader zijn steeds meer andere aspecten vertegenwoordigd. Dit betekent dat eenzelfde begrippenkader, i.e. een ontwerp-als-resultaat, langs verschillende wegen ontwikkeld kan worden. Het startpunt doet er eigenlijk niet toe. Toenemende verwevenheid betekent convergentie. Daarvan bestaan inderdaad opvallende voorbeelden.8
Ik begon vanuit de invalshoek van informatievoorziening. Zelfs nog enger gezien, vanuit de waarschijnlijke toepassing van automatiseringsmiddelen. Al spoedig was de overeenkomst met begrippen voor administratieve organisatie en documentaire informatievoorziening duidelijk. Dat zijn immers aspecten van processen zoals financieel beheer, boekhouding en automatisering met onderlinge relaties daartussen dat ook zijn. De begripsovereenkomsten zijn daarom allerminst toevallig.9 En omgekeerd kan een begrippenkader voor het financiële aspect zonder erkenning van verwevenheid nooit voldoen. Gezien vanuit processen kan er eigenlijk maar één begrippenkader zijn. Anders is verwevenheid onbereikbaar. Die ontwikkeling heb ik na verloop van tijd bewust ingezet. Daardoor vind ik het mogelijk om het verband tussen bijvoorbeeld administratieve organisatie en financiele informatievoorziening te verduidelijken. En het verband met archiefbeheer. Enzovoort. Die toenemende verwevenheid leidt er vaak tevens toe dat betekenissen van dergelijke oorspronkelijke begrippen/verschijnselen veranderen. Soms kunnen ze als aparte begrippen zelfs geheel verdwijnen. Zo heb ik heb geen behoefte aan administratieve organisatie als begrip. Hetzelfde geldt voor archief; wat oorspronkelijk daarvoor doorging kan opgaan in informatievoorziening in het algemeen.10 Zo is er een spel met begrippen en verschijnselen dat gericht moet zijn op passende verwevenheid. Wat passend is? Dat kan ik niet als een absoluut uitgangspunt aangeven. Dus moet het blijken uit het spel zèlf en de resultaten ervan.
Met die verwevenheid en, wat dus hetzelfde is, begrippenkader meen ik één-heid zoveel mogelijk te weerspiegelen door oriëntatie op processen.11 Processen en organisatie beschouw ik als wat-er-gebeurt. Een neutralere keuze heb ik (nog) niet kunnen bedenken. Ondanks alle verwevenheid en oriëntatie op processen leg ik in dit boekgedeelte (verder) een accent op begrippen voor financieel beheer, boekhouding en dergelijke. Ik vind uitwijdingen over andere aspecten echter vaak onvermijdelijk. Daarbij gaat het mij enerzijds erom ze in het kader te verweven. Anderzijds is soms nog een waarschuwing op zijn plaats tegen ontwikkelingen die verwevenheid bemoeilijken.
Verwevenheid van financieel beheer als aspect van bedrijfsprocessen is ooit stellig groter geweest dan nu. Ik kan mij voorstellen dat er gewoon één begrippenkader bestond toen er geen aparte financiële medewerkers waren. Daardoor waren aspecten vanzelfsprekend verweven. In de loop der tijd zijn kennelijk divergente begrippenkaders ontstaan. En dan lijkt het alsof aspecten zelfstandige verschijnselen zijn die weinig tot niets met elkaar te maken hebben. Ik beweer dat dit zeker voor vele overheidsinstellingen opgaat. Maar ook in ondernemingen zijn aparte organisatorische eenheden voor financieel beheer ingericht. Daarmee is de weg van divergentie ingeslagen. Door latere generaties financiële medewerkers wordt aan dat beheer steeds meer een zelfstandig belang toegekend. En wie zich verder met processen bezighoudt, dus met àndere aspecten ervan, gaat het financiële aspect verwaarlozen. De contacten tussen die medewerkers en de financiële krijgen gaandeweg een formeler karakter. De optimalisatie van deelbelangen bevordert divergentie van begrippenkaders nogeens krachtig.
Dit verklaart waarom in veel organisaties een opzet van financieel beheer gegroeid is die niet met de processen in het algemeen verweven is. Resultaten van een gemeenschappelijk proces staan blijkbaar niet meer voorop. Daarvoor in de plaats komen er afzonderlijke aspecten die voor overeenkomstige groepen mensen herkenbare belangen gaan vertegenwoordigen. De relatie met andere aspecten wordt en blijft duister. Dergelijke ontwikkelingen zijn overgens overal zichtbaar, binnen en buiten wat traditioneel als organisaties geldt.
Mede door toevoeging van extreme controlevoorzieningen waren de oude automatiseringsmiddelen van het ministerie onhanteerbaar geworden. Zij kònden niet goed functioneren. Wat goed is moet dan natuurlijk vanuit de (verweven) optiek van processen als geheel gedefinieerd zijn.
Financieel beheer is geïsoleerd geraakt. En daarmee natuurlijk tegelijk andere aspecten.12 Dat is gebeurd door de mensen die zich er als specialist mee bezighouden. Ik meen dat eenvoudig te kunnen waarnemen. Voor financiële medewerkers en hun gespecialiseerde begrippenkader(s) betekent dit vervolgens dat zij van àndere ontwikkelingen tamelijk afgesloten zijn.13 Dit heeft mij verbaasd. Is hun eigen belang bij verwevenheid is niet duidelijk? Maar later ben ik gaan inzien dat een onafhankelijke positie een groter gevoel van zekerheid verschaft. Geheel misplaatst, vind ik overigens, maar daarvan laat iemand die reeds in zo'n positie verkeert zich blijkbaar lastig overtuigen. Het is jammer dat vele mensen (ook als medewerkers) het regime van divergente begrippenkaders waaronder zij leven niet doorzien. Daardoor blijven zij eisen stellen gericht op een onafhankelijker positie. Maar onafhankelijkheid is schijn. Door ontkenning van feitelijke één-heid introduceren specialisten juist extra risico's, uiteindelijk ook voor zichzelf. Zij kunnen zichzelf overigens langdurig daartegen beschermen door frequente verandering van omgeving: mobiliteit als ontsnapping.
Voor financieel beheer geldt dat de campagne voor zekerheid in de gedaante van onafhankelijkheid eigenlijk tè goed gelukt is. Want dat is inderdaad vergaand als apart aspect erkend. En dat is onvermijdelijk doorgeschoten naar een isolement waarmee financieel beheer afgesloten is van andere aspecten waarmee wederkerige relaties moeten bestaan. Deze analyse geldt overigens niet uniek voor financieel beheer. Dezelfde drang naar erkenning vertonen bijvoorbeeld specialistische medewerkers voor archiefbeheer. Die heeft ook geleid tot wettelijke regels en voorschriften. Met een apart begrippenkader kunnen ze dikwijls weer in het eigen belang geïnterpreteerd worden. Een treffend voorbeeld vond ik ook personeelsbeheer bij het ministerie. Daar was overplaatsing vaste regelmaat zodat het verzekeren van een carrièrepad voorop kwam te staan. Dit leidde ertoe dat beslissingen vaker dan gewenst uit overwegingen van strikt geïndividualiseerd belang op korte termijn genomen werden.
Onherroepelijk neemt de kwaliteit van bijdragen aan processen af indien dat vanuit een te verbijzonderde positie gebeurt. Er komt dus kritiek en de cyclus wordt opnieuw doorlopen. Wijst de kritiek niet erop dat de bijdragen niet specialistisch genoeg zijn? Er komen nieuwe eisen om de bijzondere positie te versterken. Die zijn meestal nog goed bedoeld ook want dat wordt inmiddels werkelijk als verbetering gezien. Maar het wèrkelijke isolement wordt alsmaar groter.
Indien mijn theorie van isolement enigszins hout snijdt verbaast het ontbreken van adequaat financieel beheer niet meer. Voor verbeteringen moet de divergentie van begrippenkaders allereerst doorzien en vervolgens doorbroken worden. Er is (veel meer) verwevenheid van begrippen nodig. Zo'n koerswending vergt tijd. Dit houdt vooral verband met het wereldbeeld van betrokkenen. Dat laat zich niet plotseling veranderen. Maar ergens is een begin mogelijk. Dat is met medewerkers die reeds de wederkerige relatie tussen processen en financieel beheer begrijpen. Die moeten de kans, maar dan een èchte, voor experimenten krijgen. Als die zicht op betere resultaten van processen bieden, en op een evenwichtiger plaats van financieel beheer, gaan anderen misschien hun wereldbeeld en gedrag wijzigen. Indien gewenste verwevenheid bereikt is moet die onderhouden worden. Daarmee bedoel ik dat (de opzet van) financieel beheer in wisselwerking met alle andere aspecten van processen moet blijven meegroeien.
Op veranderkundige aspecten ga ik in dit hoofdstuk verder niet in. Het is echter duidelijk dat een pleidooi voor verwevenheid niet volstaat. Die moet in mensen groeien. Over hoe dat bevordert kan worden heb ik in het eerste deel bijvoorbeeld met vermelding van organisatie-ontwikkeling reeds iets gezegd. In het vierde deel heb ik aan overgang ondermeer een apart hoofdstuk gewijd.
In veel organisaties moet de koers dus naar meer verwevenheid uitgezet worden. Daarvoor reik ik onder de noemer van relationeel boekhouden een begrippenkader aan. De meeste begrippen zijn al genoemd in het verhaal over de vroege geschiedenis. In de volgende hoofdstukken van dit deel zet ik die nogeens op een rijtje. En in deel drie voeg ik tijdens toelichting op voorbeelden van boekhoudingen op hoofdlijnen nog enkele begrippen toe. Zoals ik vaker heb gezegd ontwikkelde ik dit begrippenkader vooral tegen de achtergrond van overheidsinstellingen. Dezelfde verwevenheid acht ik echter evenzogoed geldig voor ondernemingen. Ik zie dus ook geen principiële verschillen (meer) tussen overheidsinstellingen en ondernemingen voor wat financieel beheer in relatie tot processen betreft. Die verschillen zijn meer gradueel van aard. De omstandigheden bij overheidsinstellingen zijn over het algemeen zelfs ingewikkelder. Een convergent begrippenkader dat dáárvoor geschikt is moet zeker óók in het bedrijfsleven toepasbaar zijn. Met deze stelling bestrijd ik isolement vanuit een ander gezichtspunt bezien. Door welke ontwikkelingen danook is de opvatting gaan heersen dat overheid en bedrijfsleven verschijnselen zijn die náást elkaar staan. Als boekhoudkundige methoden vanuit deze onverenigbaarheid bedacht zijn spreekt het vanzelf dat zij niet uitwisselbaar toegepast kunnen worden. Een overheidsinstelling en een onderneming zijn echter allebei organisaties. En wel in de ruime betekenis van mijn organisatie-begrip. Zij kennen dezelfde aspecten die veelal ook op dezelfde wijze met elkaar verweven zijn. Hetzelfde begrippenkader volstaat. Uiteraard kunnen de betekenissen van bepaalde begrippen soms (wat) verschillen.
Een boekhoudkundige methode die uitgaat van een convergent begrippenkader is in beginsel bruikbaar ongeacht het type organisatie.
Ik herhaal dat verwevenheid dynamisch moet zijn. Het begrippenkader, dat op zijn beurt eigenlijk hetzelfde is als een model, moet steeds aan omstandigheden aangepast worden. Dat is voor financieel beheer en boekhouden kennelijk lang niet gebeurd. Althans niet met enige grondigheid. Ik beweer trouwens niet dat mijn verwevenheid nu meteen het antwoord op de opgehouden vraag geeft. Maar ik hoop dat het tenminste als poging aandacht trekt en bijdraagt aan grotere dynamiek.14 Het was bijna zover dat de eigen begrippenkaders voor financieel beheer (bij de overheid maar voor ondernemingen is het niet anders) als onwrikbaar beschouwd werden. De geïsoleerde medewerkers zijn niet bezig geweest met ontwikkeling van wederkerige relaties. En daarbuiten begreep niemand wat er werkelijk in die geïsoleerd geraakte gemeenschap van financieel beheer omging. De manier waarop de vierde wijziging van de Comptabiliteitswet in concrete aanwijzingen voor de financiële administratie vertaald wordt is illustratief. Dat gebeurt met de ouderwetse begrippen en hun samenhang uit zo'n divergent kader. Maar dat past niet. Dat wil zeggen, niet bij processen waarvan financieel beheer tòch altijd een aspect is. Juist die vierde wijziging vind ik zo stimulerend omdat zij, al dan niet bedoeld, in termen van verwevenheid begrepen moet worden. Als dat gebeurt is overigens meteen duidelijk dat volgende wijzigingen nodig zijn. Mijn globale voorstel daarvoor staat verderop in hoofdstuk 23.
Met de wereld als één-heid voor ogen blijkt veel verwevenheid in ervaring eenvoudig te bereiken. Weliswaar zijn er allerlei verschillende disciplines ontstaan maar veel begrippen en termen daaruit lijken (nog?) veel op elkaar. Dat is geen toeval zoals ik eerder toegelicht heb. Au fond houdt iedereen zich toch met aspecten van hetzelfde bezig. Als dat leidraad blijft passen veel dezelfde begrippen in een eenvoudig kader/model.
Iedere classificatie is vals tegen de achtergrond van één-heid. Maar aan begrippen en woorden valt niet (meer) te ontkomen. Zonder absoluut bewijsbare maatstaf gaat het om passende verwevenheid. Wat is passend? Stagnatie van een veranderingsproces is een intrigerend verschijnsel. Meestal is dat op vals onderscheid gebaseerd. Onder vals versta ik dan iets wat beslist niet past. Daarvan geef ik twee voorbeelden.
Het eerste voorbeeld betreft de afstand die vooral bij de overheid tussen beleid en beheer gesuggereerd wordt. Zij gelden doorgaans als verschillende verschijnselen waartussen een eenzijdige relatie bestaat. Die stelt dat doelstellingen door zoiets als Beleid bepaald zijn. Volgtijdelijk daarop houdt zoiets als beheer zich met realisatie in de zin van uitvoerende werkzaamheden bezig.15 Zelden is het maatschappelijk verkeer echter nog zo eenvoudig dat deze relatie realistisch is.
Het valse karakter blijft in financieel opzicht lang verborgen wanneer geld geen belemmering vormt voor doelstellingen, i.e. voor beleid. Er was in Nederland inderdaad een periode dat de financiële middelen voor overheidsbemoeienis er toch wel waren. Daardoor nam op haar beurt die bemoeienis snel toe. Het beleid stond toen centraal. Financieel beheer mocht geen hinderlijke belemmering daarvoor zijn. Overschrijding van een begrotingstoewijzing, bijvoorbeeld, werd eigenlijk niet door sancties gevolgd. Dan is er inderdaad geen aanleiding voor het zoeken naar verwevenheid in één begrippenkader. Omgekeerd heeft het uitblijven van erkenning ertoe geleid dat beheer meer invloed wenste. De vindingrijkheid vanuit beheer werd echter niet in verwevenheid gestopt. Daar wilde beleid ook niets van weten want verschil moet er zijn.16 Wat lukte, en door beleid zelfs werd gestimuleerd, was het verkrijgen en vervolgens uitbreiden van een zo onafhankelijk mogelijke positie binnen de organisatie. Daarover heb ik hierboven al uitgebreid geschreven.
De nadelige werking van scheiding tussen beleid en beheer wordt gevoeld wanneer er financiële tekorten zijn. Dan komt er zowaar wat meer politieke aandacht voor wat oorspronkelijk beheer heette. Die richt zich echter meer op verdediging van belangen en bijbehorend beleid dan op integratie met beheer. Het blijft ook of, misschien zelfs wel, juist in de volksvertegenwoordiging moeilijk een draagvlak voor verwevenheid te creëren.
In een tweede voorbeeld van vals onderscheid, en nauw verwant met het eerste hierboven, kijk ik naar lijn en staf. In een overheidsinstelling komt het kortweg op het volgende neer. Beleid is lijn, en beheer is staf. De lijn als organisatorisch begrip staat toe dat verantwoordelijkheden eenduidig toegewezen worden. Meestal blijft het echter bij een schema op een stuk papier. Want wat-er-gebeurt voegt zich in wat complexere situaties niet naar een hiërarchie. Zoiets is er vaak rond het financiële aspect ook gebeurd. Als staf heeft een financiële afdeling geen formele verantwoordelijkheid. Daardoor voelden de medewerkers ervan zich van het uitoefenen van invloed uitgesloten. Als reactie kwam het streven naar een onafhankelijke(r) positie. Er ontstond naast de oorspronkelijke lijn een financiële lijn. Die werd vaak enigszins verdoezeld met de aanduiding van functionele bevoegdheden maar er was domweg een tweede lijn bijgekomen. Die wordt gedoogd zolang er voldoende geld is voor het beleid van de eerste lijn. Zonder schaarste kan iedereen immers de illusie van invloed koesteren. In tijden van bezuinigingen is de verwarring echter groot. Want dan komt de tweede lijn, i.e. de oorspronkelijk als staf bedoelde afdeling, tegenover de eerste te staan. De tweede lijn verdedigt het inmiddels ontwikkelde eigen beleid. Enzovoort.
Beleid en beheer, of lijn en staf, kunnen nuttige aanduidingen zijn voor wat er in een organisatie gebeurt. Zonder erkenning van verwevenheid komt er van zo'n onderscheid echter alleen maar ellende. Daarvan kunnen externe betrokkenen dikwijls maar weinig begrijpen. Als er al beleid en beheer moeten zijn werkt dat onderscheid alleen wanneer beleid beheer mag omvatten en omgekeerd. Zij zijn elkaars aspect. Dit blijkt lastig te verduidelijken. Iemand die zich bij voorbaat zwakker voelt ervaart afhankelijk gauw als hetzelfde als minderwaardig. En eerlijk is eerlijk, vanuit de superioriteit van Beleid wordt beheer zeker als minderwaardig bekeken.
Wat er moet veranderen is dat er meer waardering komt maar ook wordt afgedwongen. Dat kan alleen met veranderingen waarin alle betrokkenen samenwerken en aspecten leren verweven. Wat vooral financiële medewerkers moeten leren is hoe zij werkelijk invloed op processen kunnen krijgen. Een goede, geïntegreerde staf heeft veel meer constructieve invloed dan een tweede lijn. Die wordt op z'n best door de eerste lijn gedoogd of wordt, als het moet, bestreden. Die strijd is voor (eerste) lijn èn staf nooit voordelig.
Groeiprocessen kunnen valse verschillen opheffen. Daarvoor is ook introductie van relationeel boekhouden geschikt. Maar alleen wanneer daarbij alle mogelijke aspecten aan bod komen. Als daarvoor min of meer een waarborg bestaat is de aanleiding van een veranderingsproces zelfs ondergeschikt. Een belangrijk aspect, en nu bedoel ik aspect van een veranderingsproces, is altijd de materiële waardering van medewerkers. Zolang medewerkers met beleidsfuncties stelselmatig een hoger salaris ontvangen dan die met beheersfuncties verandert er weinig. En dat begint natuurlijk weer bij het aanhouden van principieel onderscheid tussen beleid en beheer.17 In die situatie probeert iedereen zijn eigen functie vanzelfsprekend zoveel mogelijk onder beleid te laten vallen. Dat is waarschijnlijk de reden dat financieel beheer als geïsoleerd aspect met eigen beleid is gaan leven. Met verwevenheid als uitgangspunt komen bepaalde beheersfuncties stellig als zwaarder uit de bus dan een aantal traditionele beleidsfuncties. Wanneer dat in inschaling en beloning tot uitdrukking gaat komen zijn naar mijn overtuiging veel obstakels voor verbeteringen weggenomen.
noten
1. Ik bedoel dus ervaring-als-relatie en niet empirische waarneming van veronderstelde atomen en/of samenstelsels daarvan.
2. De methode van relationeel boekhouden kan ik op zichzelf als een model opvatten. Ik bedoel hier een model van ervaring-als-relatie. Omgekeerd kan ik hetzelfde beweren. En omdat relationeel boekhouden dan zó gelijkvormig afgeleid is van een bruikbaar model van ervaring in het algemeen vind ik vertrouwen in tamelijk algemene toepasbaarheid van deze boekhoudkundige methode gerechtvaardigd.
3. Naarmate dit boek vorderde werd ik mij steeds sterker bewust van de ònmogelijkheid om iets wèrkelijk nieuws te zeggen. Althans in het licht van één-heid. Ik heb in noot 6 in het vorige hoofdstuk de vraag gesteld of ik (hier) volledig kan zijn. Het antwoord is ontkennend. En bronnen waarnaar ik verwijs ontdekte ik dikwijls, zeg maar, toevallig. Maar ik kon ze natuurlijk pas als zodanig herkennen nadat mijn tekst grotendeels vorm gekregen had. Dit geldt ook voor de relatie van deze tekst met Weefsels (Ambo, 1974) dat A. Peperzak als een inleiding tot het filosoferen schreef (pp. 22/23): "[...] een konkrete entree in de filosofie [kan niet bestaan] in de (re)konstruktie van een systeem op het fundament van één of enkele onomstotelijke axioma's, maar wel in een geleidelijk ontrafelen en ontraadselen van het gedachtenweefsel waarin ik reeds gevangen ben." Ik denk dat filosofische kritiek nooit buiten zo'n weefsel kan bestaan. Zie noot 8 in hoofdstuk 4. Ervaring kent àltijd verschijnselen met een mate van verwevenheid en is dus àltijd in zekere zin relationeel. Zolang ervaring niet naar één-heid overstegen wordt is die verwevenheid nooit absoluut maar zoiets als situationeel. Tegen wat ik absolutisme noem brengt Peperzak in (p. 25): "Mijn hypothese luidt, dat een dergelijke systematiek gewelddadig is, omdat ze de konkrete verwevenheid en gang van 'het' wijsgerig denken (d.w.z. het wijsgerig denken van veel konkrete, in allerlei konteksten en teksten verstrikte mensen) miskent en in een te eng kader perst." Hij gaat verder in de richting die ik inmiddels herkende: "Als filosofie bestaat op de wijze van een tekst, of liever: als een serie en geschieden(is) van (geschreven en gesproken) teksten [....], dan bestaat filosoferen in het dubbele werk van 1) een uitleg en ontknoping, en 2) een herneming (kritiek, uitbreiding, korrektie)." Op pagina 26 vat Peperzak samen wat ik (ook) met noten in verhouding tot de overige tekst bedoel: "Zo ontstaat [....] een weefsel, dat meerdere perspektieven en dimensies verenigt [....]."
4. Ergens ligt een praktische grens. Waar? Ik vermoed dat de grens bepaald is door de discrepantie die een subject tussen zijn ervaring en één-heid ervaart. Zo heb ik mijn grens verschoven. Iedereen die zijn grens èlders ervaart (en wie doet dat niet?) kan daarom kritiek op mijn weefsel/verwevenheid leveren.
5. De periode vóórdat de verwoestende werking van positieve terugkoppeling (in cybernetische betekenis!) tussen specialisten bleek heb ik samen met J.C.W. Hendriks beschreven in Weerlicht in het Apparaat (Information Dynamics, 1989) Zie hiervoor ook noot 14 in hoofdstuk 9.
6. Want ook, of juist een opdrachtgever staat volgens een relationele benadering niet lòs van een problematische situatie.
7. En nu twijfel ik voortdurend. Dit is iets anders dan ontbrekend vertrouwen. Ik weet dat relationeel boekhouden in allerlei situaties toepasbaar is. Maar ik weet eveneens dat ik toepasbaarheid nooit absoluut kan veronderstellen.
8. De verwerking van een computerprogramma kan als een proces gelden. Geldt daarvoor ook een model van procedurele behandeling? Inderdaad omvat zogenaamd gestructureerd programmeren een vergelijkbaar begrippenkader. Is dit convergentie van begrippen in mijn betekenis, of betekent dit dat processen in ruimer organisatorisch verband thans eenzijdig naar de werking van computers gemodelleerd worden?
9. M. Foucault spreekt over (De Woorden en de Dingen, 1966, Ambo, herdruk, p. 9) "een epistemologische ruimte die specifiek was voor een bepaalde periode." In The Archeology of Knowledge (Pantheon, 1972, p. 191) licht hij toe: "The episteme may be suspected of being something like a world-view, a slice of history common to all branches of knowledge, which imposes on each one the same norms and postulates, a general stage of reason, a certain structure of thought that the men of a particular period cannot escape [....]."
10. De ervaring van archief als een apart verschijnsel heeft sterk bijgedragen tot de ondergeschikte positie van betrokken, gespecialiseerde medewerkers. Vergelijk de maatschappelijke status van registeraccountants met die van archivarissen. De accountants zijn erin geslaagd hun bestaansrecht via de leer van het gewekte vertrouwen in een breed kader te plaatsen. Dat ik die leer voor huidige verhoudingen (voor wederpartijen) misleidend vind doet er even niet toe. Zie daarvoor noot 17 in hoofdstuk 10. Waarom bestaat er geen instituut van registerarchivarissen waarvan de leden eenzelfde rol van waarmerkend intermediair in het maatschappelijk verkeer vervullen? Ik vind, gedacht langs deze lijnen, zelfs iets te zeggen voor accountancy als deelgebied van zoiets als archiefkunde. Daarmee verandert (ook) hun onderlinge relatie drastisch.
11. Het dilemma is èn blijft classificatie. Daarmee is de betovering van één-heid hoe danook verbroken.
12. De verwevenheid kan eenzijdig doorbroken worden met uiteindelijk gevolgen voor alle betrokkenen (waarvan er zich dus minstens één niet betrokken voelde). Wil het verhaal niet dat dit het paradijs opbrak? A.B. Schmookler legt hetzelfde uit in The Parable of the Tribes (University of California Press, 1984, p. 333). Nadat niemand zich meer de aanleiding kan herinneren is het zo dat "[....] we have constructive but unconnected groups adressing specific areas of concern." De enige uitweg is "[....] a unifying vision of our entire predicament, a perspective that reveals each area of our concerns to be a manifestation of a basic underlying human condition in civilization."
13. Dit geldt voor iedereen die één van divergente begrippenkaders ervaart.
14. Dit is waarschijnlijk reeds teveel gehoopt. Is hoop trouwens
niet de uitdrukking van tweeslachtingheid? W.B. Baldry zei dat "[h]ope is
merely disappointment deferred" (uit Peter's
Quotations, Morrow, 1977, p. 252). En V. Gracián sprak over hoop als een
"great falsifier of truth" (uit Thesaurus of
Quotations, samengesteld door R.T. Tripp, Thomas Y. Cromwell, 1970, p.
285). Ondanks (dankzij?) twijfel moest ik dit boek schrijven, tot en met deze
noot. Over menselijke inspanningen in het algemeen zegt P. Guillet de Monthoux
in Action and Existence (John Wiley & Sons,
1983, p. 44): "[....] it may be more rewarding to [explain ....] the
origins of projects and organizations in terms of the participants' use of
their 'open possibilities' [....] Engagement is subjective, existential,
anarchistic, but essential to the successful creation of an new project.
Without engagement there is no project; [....] the nature of engagement lies
beyond the realm of rationalistic calculation and logistic analysis [....] The
very process of attempting to rationalize that which lies beyond rationality
succeeds only in creating a lifeless, parasitic bureaucracy [....] which may
expand indefinitely to provide an increasing hindrance to individuals engaged
in attempting to realize something of their 'open possibilities'."
Waarom denk ik dat mijn hoop weleens ijdel kan zijn? Dat komt omdat mijn ideeën
blijkbaar (nog) anarchistische elementen weerspiegelen. Daardoor botsen ze
tegen (ideeën van) mensen die hun (vermeende) autoriteit niet willen verliezen.
Of die nog rekenen op versteviging van hun (machts)positie.
Mijn angst is zelfs dat zulke mensen mijn ontwerp-als-resultaat als een lege
methode, i.e. zonder dat zij mijn bedoelingen ermee (willen en dus kunnen)
begrijpen, oppakken en vervolgens aanwenden om het autoritaire aspect van hun
positie/rol te verstevigen. En daarvan zijn zij zich wellicht niet eens bewust.
Door flexibiliteit van de methode staat die weg óók open. Maar ik wil niet dat
iemand die inslaat. Dit dilemma heb ik in noot 18 in hoofdstuk 1 aangeduid. Een
schrijver die zich verantwoordelijk acht voor àlle (re)acties die zijn werk
mede opwekt heeft eigenlijk maar één keus: niet-schrijven. Ik houd het op goede
hoop, realistsich of niet.
Louter als woord blijkt anarchisme vaak al schrik aan te jagen. Ik bedoel
echter uitdrukelijk geen onnatuurlijke chaos, geen nihilisme of terrorisme.
Toch wordt anarchisme daarmee (wederom) veelal geassocieerd. Voor een inleiding
tot het verschijnsel verwijs ik naar Anarchism
(Penguin, herdruk, 1970) van G. Woodcock. Ik begrijp, overigens zonder
uitvoerige studie, anarchisme als pleidooi voor een sociale orde die niet
zozeer op eenzijdige en a priori autoriteitsrelaties gebaseerd is maar op
wederzijds respect voor menselijke vrijheid (waaronder besef van
overeenkomstige beperkingen). Welnu, dan ben ik waarschijnlijk ook anarchist en
zijn vooral mijn veranderkundige ideeën blijkbaar anarchistisch. Want ik heb
niets op met opgelegde autoriteit die boven verantwoording meent te staan.
Ondermeer door een beroep op natuurrecht beschouwt de anarchist zichzèlf als ècht
sociaal, en constructief. Ik zie inderdaad dat de mens in de rol van homo
dictator, ongeacht zijn eventueel verlichte vermomming als specialist of
zoiets, asociaal en destructief kan zijn.
Anarchisme als een alternatieve kijk op sociale orde laat zich voorts duidelijk
als reactie op industrialisatie en bureaucratische staatsvorming herkennen. Is
het zogenaamde existentialisme zijn opvolger en zo'n alternatief voor de
moderne tijd? Een àndere vraag is of die moderne tijd niet altijd alweer
voorbij is. Is het dan tijdloos postmodern om aan allerlei visies
waardevolle/bruikbare elementen te ontlenen voor een eigen visie?
15. Dit is typisch voor een instrumenteel of machinaal organisatie-beeld. G. Morgan schrijft in Images of Organization (Sage, 1986, p. 22): "We talk about organizations as if they were machines, and as a consequence we tend to expect them to operate as machines: in a routinized, efficient, reliable, and predictable way."
16. Beleid noch beheer hebben dus eenzijdig schuld. Hun relatie als tussen aparte verschijnselen kàn niet deugen.
17. Het is duidelijk dat dit niet alleen geldt voor verbeteringen van financieel beheer. Ik noem hier overigens materiële waardering als een voorwaarde voor succesvolle veranderingen. Die opmerking is geldig in een maatschappelijke context waarin zulke welstand (vooral als symbool) begeerd wordt. Daaraan ligt een ànder vals onderscheid ten grondslag maar dat valt buiten mijn onderhavige bestek. Hoewel natuurlijk de vraag gewettigd is of zònder verandering van die context kleinschaliger veranderingsprocessen naar grotere verwevenheid kunnen leiden. Want zoiets als de maatschappij is wederom aspect van ieder veranderingsproces.
1991, webeditie 2003 © Pieter Wisse