1. Ontwerpmodel

Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.

Een nederlands ministerie. Het werk is uiteenlopend maar vooral coördinerend van aard. Dat kost geld voor salarissen en wat materiële voorzieningen. Eén beleidsterrein vormt een uitzondering. Die processen omvatten geldoverdracht aan derden. Bijna de gehele begroting is hiervoor bestemd.

Tekens

1982. De boekhouding werd gevoerd met automatiseringsmiddelen. Computerprogramma's waren enkele jaren eerder speciaal voor het ministerie ontwikkeld. Daarvoor waren eigen organisatorische processen als bijzonder bestempeld. En (daarom?) werden voorzieningen voor strakke controle bedacht. Erger nog, ontwerpers hadden die bedoelingen slecht begrepen. De resulterende hulpmiddelen waren ingewikkeld en pasten niet eens in de situatie waarin zij als beheersinstrument moesten dienen. Onderdelen waren zelfs nooit ingevoerd. Nuttige rapportages kon die boekhouding niet leveren. Dat bracht financieel beheer en daarmee resultaten van de organisatorische processen als geheel in gevaar. De controlevoorzieningen waren inmiddels goeddeels uitgeschakeld. Zo waren de hulpmiddelen nog enigszins werkbaar. Medewerkers namen ze echter niet meer serieus. De continuïteit van bedrijfsvoering liep nog om andere redenen gevaar. Zo waren de oorspronkelijke ontwerpers en bouwers van de automatiseringsmiddelen niet meer beschikbaar. Dat waren externe medewerkers geweest, van een programmatuurbedrijf en van een rekencentrum. Voorzover die nog bij datzelfde bedrijf respectievelijk diezelfde instelling werkten hadden zij gezorgd niets meer met deze hulpmiddelen te maken te hebben. Hun opvolgers konden de complexiteit helemaal niet meer overzien. Maar aanpassingen bleven nodig en sommige werden nog aangebracht. Die kostten veel geld en verminderden eigenlijk de kwaliteit van die hulpmiddelen. Het financieel beheer verslechterde daardoor nog. Exploitatiekosten waren eveneens hoog. Daarbij werd niet eens rekening gehouden met bijvoorbeeld organisatorische en personele kosten.

Kortom, het middel was erger dan de kwaal.¹ Een aanzienlijk gedeelte van het begrotingsbedrag bleef onbesteed. Daarvoor waren uiteraard diverse oorzaken aanwezig. De falende automatiseringsmiddelen werden steeds meer als één van de belangrijkste genoemd. Dikwijls is dat een excuus waarmee andere oorzaken bedekt kunnen blijven. Dat speelde zeker mee. Op z'n minst mogen hulpmiddelen zo'n eenvoudig excuus niet bieden. Maar zij waren inderdaad niet geschikt voor adequaat financieel beheer. Noodzakelijk inzicht in het financiële aspect van de organisatie met haar processen was niet tijdig aanwezig.

Die onzekerheid leidde mede tot zogenaamde onderuitputting. Voor een minister(ie) is zoiets ernstig. Dat heeft alles met de bedoeling van een departementale begroting te maken. Zo'n bedrag weerspiegelt het werk dat een minister en zijn ambtelijke apparaat moeten uitvoeren.² Onderuitputting wordt dan vooral opgevat als een teken dat die organisatie tekort schiet. Na een enkel jaar heeft onderuitputting geen gevolgen. Dat gold zeker voor het beleidsterrein van dit ministerie. Daarvoor bestond altijd een breed maatschappelijk draagvlak. Herhaling, en van niet geringe omvang, is echter voor en van iedere minister een politiek dus groot probleem. Zijn positie en omvang van de begroting raken in het geding. En dat zijn problemen die daar werkelijk tellen. Onderuitputting, ofwel minder geld besteden dan toegewezen is, telt in de politieke context van een departementale begroting niet of nauwelijks als een teken van toegenomen doelmatigheid. Of ronduit als welkome bezuiniging.

Het was niet moeilijk meer tekens te zien die op risico's wezen. Invoering van die automatiseringsmiddelen voor de boekhouding was uiteindelijk in 1978 begonnen. En al kort daarna, in 1980, werd een formeel onderzoek ingesteld. Want de moeizame ontwikkeling en het gebrekkige functioneren ervan was de Algemene Rekenkamer snel opgevallen.³ Haar kritiek was duidelijk, en terecht.⁴

Studiegroep

In de loop van 1982 was het de ambtelijke leiding van het ministerie duidelijk (gemaakt) dat er iets moest gebeuren.⁵ Maar nog niet in welke richting aan beter financieel beheer gewerkt moest worden.

Sinds eind 1981 was ik daar medewerker van de centrale afdeling voor organisatie en informatievoorziening. De mislukte hulpmiddelen voor financieel beheer waren een belangrijke reden geweest om als informatiekundige (wederom) voor het ministerie te gaan werken.⁶ Ik vond verbeteringen op het omvangrijkste beleidsterrein noodzakelijk. Kreeg dit beleid niet voornamelijk gestalte door het verstrekken van financiële impulsen aan derden? Een beter instrument voor financiële informatievoorziening achtte ik onontbeerlijk. Die mening had ik gevormd toen ik in tijdelijk dienstverband eerder, elders voor het ministerie werkte. Toen meende ik al allerlei dreigende tekens te zien.

Er is een vraagstuk. Dan komt er vaak een groep die dat eerst eens bestudeert. Zo geschiedde. Die kreeg een kortluidende opdracht: het opstellen van een algemeen, de diverse geldbewegingen omvattend, model van de gewenste departementale financiële administratie. Niet de studiegroep maar deze opdracht had ik bedacht. Ik vond dat alleen zo'n model verdere inspanningen kon richten. En wel in de ruimste zin van een organisatorisch veranderingsproces. Anders blijven allerlei nodige veranderingen zonder koers, uiteindelijk zonder resultaat. Op dat moment had ik dus nog geen idee hoe dat model eruit kon zien. Maar het leek mij niet ingewikkeld. Het ging om boekhouden. Was dat niet consequent optellen en aftrekken? Met goede wil en logisch verstand moest een bruikbaar model er snel zijn. Drie ambtenaren met financieel-economische achtergrond werden benoemd. Twee registeraccountants en een veteraan in de administratieve praktijk. Daarnaast kwam ikzelf in de studiegroep terecht. Deze leden bereikten geen overeenstemming. Enkele maanden spraken wij regelmatig en intensief. Maar duidelijke, gemeenschappelijke standpunten bleven uit. Dat verbaasde mij toen. Ik ontdekte dat er netzoveel interpretaties van boekhouding, financieel beheer enzovoort bestaan als er mensen, of moet ik zeggen specialisten, bij betrokken raken. Die onderwerpen worden kennelijk helemaal niet zo analytisch, eenduidig benaderd als ik altijd dacht.

Diverse interpretaties zijn natuurlijk, zoals er verschillende mensen zijn. Indien zij tever uiteenlopen stagneren veranderingen in groepsverband. Zij kunnen op hun beurt communicatie belemmeren. Zo ging het helaas in de studiegroep. Ik deed trouwens enthousiast mee. Met iets opbouwends kwam ik in eerste aanleg niet. Oorspronkelijk zag ik ontwerp van het gevraagde model niet als mijn taak. Daarvoor waren de financiële specialisten immers benoemd. Maar vooral in wat de veteraan wilde zag ik geen belofte voor verbeteringen. Dat paste niet bij de complexiteit van de organisatie zoals ik die waarnam. De registeraccountants wachtten eveneens af. Na een paar maanden herkende ik nog steeds geen veelbelovend model.

Ik ging het zelf proberen. Daarvoor zocht ik allereerst een duidelijker beeld van de boekhoudkundige praktijk bij het ministerie. Deskundig op dat gebied voelde ik mij allerminst. Wat wist ik nog van mijn wiskundige opleiding? Maar een boekhouding, die moest ik toch kunnen vatten. Het is lastig mensen te vinden die een leek, zoals ik mijzelf beschouwde, iets verstandigs over boekhouden kunnen vertellen. Daarvoor vond ik de gesprekken van de studiegroep leerzaam. De uiteenlopende meningen boden een doorsnede. Het ging mis rond gezamenlijke standpunten.

Ik sloeg dus aan het modelleren. Dat deed ik noodzakelijkerwijs vanuit mijn eigen interpretaties. Die waren stellig onvolledig en waarschijnlijk verkeerd. Daar gaat het ook niet om. In een logische redenering moet iedere stap bewijsbaar van zijn voorganger afgeleid zijn. Van een creatief proces telt vooral het resultaat. Zoiets als logica is van geen of tenminste van ondergeschikt belang.⁷ Voorop stond de inspiratie om over een andere opzet van de boekhouding te denken. En blijkbaar had ik inmiddels voldoende materiaal voor de modelbouw verzameld. Mijn voorstel heb ik opgeschreven en in de studiegroep gepresenteerd. Niemand nam dat model serieus. Ik trok het rapport dadelijk weer in. Ik zag meer richtingloze discussie in het verschiet en die was zinloos. De studiegroep bleef verdeeld. Daarop voorbereid was zij slechts voor een korte periode ingesteld. Na haar opheffing zocht ik naar een andere gelegenheid iets met mijn model te ondernemen.

Begrip en woord

Confucius was een chinees adviseur en leraar. Hij leefde van 551 tot 479 vóór het begin van de westerse jaartelling. Confucius heeft nooit directe overheidsmacht uitgeoefend maar was meermalen adviseur van een vorst. Eens vroeg een leerling hem wat hij in de positie van een vorst vooral zou doen. De leraar antwoordde: het verzekeren van zuivere naamgeving. Voor Confucius moet een naam, zeg een woord, iets wezenlijks tot uitdrukking brengen. Iedere naam bevat een waardeoordeel. Hij wordt aan een verschijnsel toegekend met een norm in gedachten. Iedere keer dat de naam valt wordt een verschijnsel daarmee vergeleken. Op voor ons subtiele wijze wordt omgekeerd een waardeoordeel over een verschijnsel uitgesproken door de keuze van een bepaalde naam. En langs die weg leveren zuivere namen hun bijdragen aan veranderingen.⁸

Voor communicatie in het algemeen is de aanduiding begrip of concept duidelijker dan norm. Mensen voelen verbondenheid wanneer min of meer hetzelfde begrip uitgewisseld lijkt. Dat is begrip als overeenkomstige ervaring. Zulke geslaagde communicatie verloopt via allerlei expressies en waarnemingen. Soms volstaat een enkel woord. Als (iemand vindt dat) het daarmee lukt vervalt in praktische communicatie het (besef van) onderscheid tussen woord en begrip. Vele woorden zijn dan als het ware evenzovele begrippen.

Dit is een tekst. Ik ben hier grotendeels tot het woord beperkt. De les van Confucius is daarom belangrijk. Ik doe mijn best zorgvuldig woorden te kiezen. Zoveel, alleen of gegroepeerd, zijn er zonder betekenis van begrip. Dan ontstaat slechts stilte met geluid, leegte met vulling. Woorden als gebeuren en stuk zijn inmiddels misbruikt. Zij kunnen geen ervaring meer overdragen, of het zou die van onbenul moeten zijn. Het nut van een woord kan inderdaad verdwijnen. Dat bedoelt Confucius waarschijnlijk ook. Namen en (ervaringen van) begrippen moeten aansluiting behouden. Taal leeft. Zo streep ik soms een woord door omdat ik het niet meer op zinvolle wijze een begrip vind betekenen. Van andere woorden tracht ik hun betekenis voor begrip juist te behouden of soms nieuw te vormen. Dat gebeurt hier trouwens allemaal weer voornamelijk met woorden.

Systeembenadering en model

Mijn voorstel aan de studiegroep ging onverwacht verder dan ik aanvankelijk als model gedacht had. Het specifieke model dat ik ontwierp omschrijf ik vanaf de volgende paragraaf. Maar wat is eigenlijk een model? Welk (ervaring van) algemeen begrip probeer ik door dit woord te laten dragen? Hierboven heb ik gezegd dat een mens in zijn praktische communicatie veronderstelt direct begrip uit te wisselen. Die overdracht verloopt echter altijd via één of meer media zoals hier een tekst. Meer in het algemeen verliest een mens vaak zijn ervaring uit bewustzijn. Zoals het woord houdt hij die als het ware voor gezien. In zulke ervaring, die onbewust is van haarzelf, verschijnt een externe werkelijkheid. En het is alsof de mens die direct waarneemt. Terwijl het zijn ervaring is die hij werkelijk (be)leeft.⁹ Externe werkelijheid is dus problematisch. Desalniettemin veronderstel ik hier ervaring als transparant intermediair. Daardoor laat zich een algemene, externe werkelijkheid denken. Waarneming stelt een mens dan in staat daarvan een beeld, een indruk te hebben. Classificatie is in praktijk onvermijdelijk. Maar iedere indeling betekent ook gevaar. In dit besef zijn er verschillende manieren om waarneming van zo'n externe werkelijkheid te benoemen.

In de twintigste eeuw ontstond bijzondere aandacht voor systemen. Een systeem, kortweg, is een verzameling elementen met onderlinge relaties. Dat was natuurlijk geen nieuw idee. Het verschil was dit woord voor een manier van waarnemen.¹⁰ Daardoor kon deze zienswijze een vlucht nemen. Kernpunt is dat een waarnemer in die totale (externe) werkelijkheid grenzen kan zien. Wat aldus overblijft is zoiets als het relevante gedeelte. Daarop richt zijn aandacht zich vervolgens. Hij speurt daarin naar elementen en hun relaties. Die vormen een abstract danwel concreet systeem. Dergelijke systematische waarneming heeft vele inzichtenopgeleverd.¹¹ Nu is deze manier-van-kijken in de westerse cultuur echter bijna universeel en daarom nauwelijks meer expliciet. En hoe iemand kijkt is wat hij ziet. Eigenlijk is dan vanalles een systeem. Tegenwoordig blijft de context van het woord systeem inderdaad niet beperkt tot bevordering van interdisciplinair onderzoek. Daarbuiten heeft het zijn nut voor heldere communicatie snel verloren. Het lijkt wel of iedereen die iets verkopen wil zijn handelswaar systeem noemt. Of (waaronder?) zijn onderwerp van onderzoek dat juist uiterst gespecialiseerd is.¹² De positieve klank die er nog is wordt misbruikt. Het woord systeem moet de suggestie wekken dat verantwoord denkwerk verricht is. En dat produkten en dienstverlening met volle toewijding aan kwaliteit gerealiseerd zijn. Steeds meer is dat een valse suggestie. Systeem hoort bijna in het rijtje van ding, (het) gebeuren en stuk. Ik vermijd dit woord daarom verder tenzij een analyse of citaat het onontkoombaar maakt.¹³

Ik vind dat systemen niet werkelijk bestaan. Dat hebben zij natuurlijk ook nooit. En als systemen niet bestaan kunnen ze niet gemaakt worden.¹⁴

Er is hoogstens de (relevante) werkelijkheid die als een systeem opgevat kan zijn. Een systeem als externe werkelijkheid is een bedenksel. Een manier van waarneming moet niet met het resultaat ervan verward worden. Deze manier-van-kijken kan systeemwaarneming of -benadering heten. Nogmaals, die geschiedt vanuit de vóóronderstelling dat de werkelijkheid bestaat en dat zich daarin elementen met relaties laten herkennen. Of dat (werkelijk) zo is moet in het midden blijven. Het resultaat van waarneming is een idee, begrip als betekenis van de ervaring.¹⁵

Het resultaat van systematische waarneming of, iets korter, van een systeembenadering noem ik een model.¹⁶ Zo draagt dit woord misschien een wat beperkte betekenis. Het geeft echter weer waaraan ik voor een model van de gewenste financiële administratie voor het ministerie dacht: een weergave alsof die waargenomen werkelijkheid een systeem is. Welke elementen zie ik daarin en wat zijn hun relaties? Er ontstond een (eerste) model in mijn hoofd. Voor communicatie vertaalde ik dat naar leesbare tekens op papier. Dat was genoemd rapport. De inhoud zei de overige leden van de studiegroep weliswaar dus (ook) iets maar helemaal niet wat ik bedoelde.

Modellen zijn er in allerlei soorten.¹⁷ Dikwijls worden ze naar presentatievorm voor communicatie ingedeeld. Een schema en schaalmodel zijn voorbeelden. Een roman is dan een literair model.¹⁸ Volgens een andere indeling staat de bedoeling centraal. Mijn model richtte zich vooral op ontwerp. Hoe zijn veranderingen mogelijk? Hoe kan de gewenste financiële administratie eruit zien? Naar de vorm zat dat model dus eerst in mijn hoofd met allerlei krabbels op papier. Het rapport kwam daarna.

De rest van dit hoofdstuk bevat mijn verhaal hoe dat eerste ontwerpmodel ontstond. Ik volg mijn toenmalige gedachtengang. Tenminste, voorzover ik mij herinner. Juist omdat een ontwerp meestal niet langs aanwijsbaar logische stappen tot stand komt kan een reconstructie veel verhelderen. Vaker benut ik trouwens de geschiedenis als leidraad.¹⁹ Mijn ontwerpmodel voor een boekhouding heb ik immers soms veranderd. Daarbij is financieel beheer altijd een belangrijk oriëntatiepunt gebleven maar heb ik inzichten in bijvoorbeeld verwante informatievoorziening verwerkt. De belangrijkste ontwerpkeuzes wil ik toelichten. Dat zie ik als manier om het ontwerpmodel als geheel (en wat andere onderwerpen) nog het meest begrijpelijk over te dragen. Vervolgens kan dat een vruchtbare discussie erover bevorderen.²⁰

Verbruikshuishouding

Het ministerie beschouwde ik in financieel opzicht vooral als een zogenaamde verbruikshuishouding. Dat is een organisatie met een begroting voor een bepaalde periode. Dit taakstellende bedrag wordt als het ware verbruikt door de processen waarin de organisatie betrokken is. De toegewezen begroting, of het budget, is werkelijk verbruikt nadat alle bijbehorende uitgaven gedaan zijn. De processen zijn in hun financiële aspect aldus herkenbaar aan verbruik van geld. In mijn gedachten zag ik geld door zo'n proces van gedaante verwisselen. De eerste noemde ik begroting. En de uiteindelijke gedaante: uitgave. Tussenin zijn andere geldgedaanten denkbaar, zoals aangegane verplichting. Ik zocht toen eerst naar een ander woord voor dat algemene verschijnsel waarvan ik diverse vormen meende te zien.²¹ Het woord gedaante zou weleens iets geheel anders kunnen oproepen dan ik bedoelde. Ik koos voor het meest neutrale woord dat ik snel kon bedenken.²² De gedaanten van geld in een verbruiksproces zijn verschijningsvormen.

Aan de hand van dit begrip verschijningsvorm probeerde ik de opzet van de boekhouding in beeld te brengen. Ik begon met de twee verschijningsvormen die ik als uitersten in het verbruiksproces zag. Dat waren begroting en uitgave. Ik stelde me voor dat boekhouden inhield dat financiële transacties ergens aangetekend werden. Voor iedere verschijningsvorm dacht ik aan een aparte kaart. Er was dus een kaart voor registratie van begrotingen, en een tweede kaart voor de registratie van uitgaven. Op een vel papier tekende ik de twee kaarten naast elkaar. Twee kolommen met boven iedere kolom het woord voor de verschijningsvorm in kwestie.

De boekhouding van het ministerie werd volgens de kameraalstijl gevoerd. Ik weet nog altijd niet hoe dat precies zou moeten werken. Maar ik had destijds wel een idee.²³ Een proces begint met toewijzing van een begroting. Dat bedrag wordt op een kaart aangetekend. Daarna volgt op enig moment een uitgave. Die wordt om te beginnen op een uitgavenkaart aangetekend. En dat uitgavebedrag wordt volgens (mijn idee van) een kameralistische boekhouding eveneens op die begrotingenkaart verwerkt. Daarop wordt het van het eerder aangetekende begrotingsbedrag afgetrokken. Dat gebeurt omdat het saldo, dat wil zeggen het resultaat van de aftreksom, direct inzicht geeft in het restant. En dat is in een verbruikshuishouding een belangrijk gegeven. Het begrotingsbedrag moet immers tot uitgaven verbruikt zijn. Dat saldo van begroting minus uitgaven weerspiegelt de financiële voortgang van het proces. Met nihil als saldo is de opgedragen taak in financiële termen succesvol uitgevoerd. Daar hoort bij, zoals ik eerder zei, dat succes van overheidsinstellingen in termen van uitputting van toegewezen begroting verklaard wordt. Dat wàs tenminste de manier van rekenen, hoe oppervlakkig zo'n criterium ook is. Werkelijke uitgaven zeggen toch weinig of helemaal niets over de kwaliteit van de resultaten van processen.

Stel, een oorspronkelijke begrotingstoewijzing bedraagt 100. Dat bedrag verschijnt dus op de begrotingenkaart. Er volgt bijvoorbeeld een uitgave van 30. Dat bedrag wordt allereerst op de uitgavenkaart geregistreerd. Maar het dient tevens om een saldo op de begrotingenkaart bij te houden. Dat saldo was 100 en wordt na deze uitgave 70. Een volgende uitgave, zeg van 10, heeft tot gevolg dat het saldo op de uitgavenkaart vermeerdert tot 40 en dat op de begrotingenkaart vermindert tot 60. De begroting kan echter (ook) gewijzigd worden. Er komt bijvoorbeeld 4 bij. Het saldo op de begrotingenkaart wordt weer hoger: 64. Een andere wijziging, stel een verlaging van de begroting van 7, brengt het saldo op de begrotingenkaart op 57.

Dit model van een kameralistische boekhouding bleef met twee verschijningsvormen redelijk overzichtelijk. Toch knaagde er al iets. De aantekeningen op een begrotingenkaart kunnen gemengd zijn. Want na de oorspronkelijke begroting worden er allerlei andere bedragen aangetekend. Soms gaat het om aanvullende begrotingen. Dan weer om een bedrag, zoals een uitgave, dat eigenlijk geld in een andere verschijningsvorm vertegenwoordigt. Dat beviel me niet. Het bijhouden van het saldo leek tot eenzijdig uitgangspunt verheven. Verder miste ik in aantekeningen de keerzijde van gemaakte kosten zoals ik die in een commerciële boekhouding tegengekomen was. Daar wordt een uitgave ook tegengeboekt. Maar niet op een kaart voor begrotingen maar voor de kas, bank of dergelijke. Daardoor is de voorraad betaalmiddelen snel bekend. Volgens mijn model van de kameraalstijl had een tegenboeking een geheel andere bestemming dan in een commerciële boekhouding. De begroting, en niet de stand betaalmiddelen zoals een kasvoorraad, verminderde door registratie met het uitgavebedrag. Dat gebeurt, nogmaals, omdat in een verbruikshuishouding bijzondere waarde aan dàt saldo gehecht wordt.

Ondanks mijn voorgevoel probeerde ik het toch met drie verschijningsvormen. Ik voegde aangegane verplichting toe. Dat was een derde kaart, de derde kolom op mijn tekenvel. Die kwam tussen de begroting en uitgave. Het beeld werd inderdaad rommeliger. De oorspronkelijke begroting kon invloed ondergaan van aanvullende begrotingen, van aangegane verplichtingen inclusief wijzigingen dáárvan en ook nog eens van uitgaven. Dit laatste geschiedt wanneer geen sprake is van aangegane verplichting als verschijningsvorm. Het saldo op de begrotingenkaart moest al die financiële transacties weerspiegelen. Het mengsel aantekeningen kreeg steeds meer verschillende ingrediënten.

Als variatie van het eerste getallenvoorbeeld zou na de oorspronkelijke begroting van 100 een verplichting van 43 kunnen volgen. Er zijn dus aantekeningen op de verplichtingenkaart en op de begrotingenkaart. Op de laatste wordt het saldo nu 57. Daarna zijn er dezelfde financiële transacties zoals hiervoor totdat het verplichtingensaldo 3 bedraagt. Voor een aanvullende uitgave van 5 is de aangegane verplichting ontoereikend. Daar moet 2 bij. Daarna kan die uitgave ter hoogte van 5 geschieden.

Het ministerie kende processen met meer dan drie verschijningsvormen. Welke er nodig zijn, en in welke volgorde, zag ik zeker voor het omvangrijkste beleidsterrein voorts aan veranderingen onderhevig. Ik trok een conclusie. De kameraalstijl, althans wat ik door mijn model met verschijningsvormen ervan begreep, was ongeschikt voor het ministerie. Het verbaasde mij niets meer dat de automatiseringsmiddelen niet functioneerden. Die kunnen nooit goedmaken wat mensen verkeerd bedacht hebben. De schijn van een oplossing wordt vaak echter nog enige tijd opgehouden. Daardoor kan de situatie eigenlijk alleen maar verslechteren. Dat was bij het ministerie ook gebeurd. Ik had overigens al allerlei andere bezwaren tegen die hulpmiddelen. Maar nu wist ik dat de gehanteerde boekhoudkundige methode daar nooit iets anders dan een complexe boekhouding kàn opleveren.

Registratie en rapportage

Maar wat dan wel? Een commerciële boekhouding is ongeschikt. Het karakter van een verbruikshuishouding is daarin onvoldoende uitgedrukt. Ik zat te staren op de vellen papier. De naast elkaar getekende kaarten leken bestemd voor aantekeningen van geld in diverse verschijningsvormen. Ik had al heel wat volgekladderd. Het resultaat was overal rommelig omdat op een kaart allerlei bedragen terecht kwamen die eigenlijk bij àndere verschijningsvormen hoorden. Hoe kan een boekhouding voor een proces met geld in verschillende verschijningsvormen toch overzichtelijk blijven? Ik moet aan het bezwaar van het verwarde mengsel aantekeningen op sommige kaarten gedacht hebben. De kolommen met ieder een kaart had ik kortweg herkenbaar gemaakt door grote letters erboven. Er stond bijvoorbeeld een B boven de kaart voor begrotingen. Maar dat klopte slechts zolang daarop uitsluitend een oorspronkelijke begroting en eventueel wijzigingen daarvan aangetekend waren. Zodra gevolgen van andere financiële transacties tot een saldo op die kaart verwerkt werden was die aanduiding eigenlijk niet juist meer. Dat liet mijn model van de toenmalige boekhouding duidelijk zien. Neem de kaart voor begrotingen. Omdat saldo het restant voor verbruik moet weerspiegelen worden ook andere bedragen daarop verwerkt. Aangegane verplichtingen, bijvoorbeeld. De naam van de kaart was dus onjuist. En dat kan gedachten eenvoudig in de verkeerde richting leiden. ²⁴ Ik probeerde niet een betere naam te verzinnen. Dat had het gemengde karakter van de aantekeningen niet veranderd. Ik zocht een weg langs de omgekeerde richting.²⁵

Ik probeerde aantekeningen per kolom eens zuiver te houden. Financiële transacties, dat wil zeggen aantekeningen erover, met verschillende verschijningsvormen hield ik gescheiden. Wat gebeurt er indien registratie uitsluitend op de kaart voor de overeenkomstige verschijningsvorm geschiedt? Dat wil zeggen, verwerking op een kaart in een àndere kolom liet ik achterwege. Een aangegane verplichting of uitgave trok ik dus niet af van zoiets als een resterend bedrag op de begrotingenkaart. Hierdoor verschafte zo'n saldo op die begrotingenkaart geen inzicht meer in voortgang van (dat gedeelte van) een proces. Er was niet direct te zien voor welk bedrag nog verplichtingen danwel uitgaven mogelijk waren. Dat was een gemis. Want inzicht in resterende ruimte voor een volgende verschijningsvorm is noodzakelijk voor financieel beheer in een verbruikshuishouding.

Zonder afstaffeling en saldering tussen verschillende verschijningsvormen zien de kaarten er met dezelfde financiële transacties als in het vorige getallenvoorbeeld als volgt uit.

Ik hield langs deze omgekeerde richting echter vol. De tekens op papier vertoonden tenminste een overzichtelijker aanblik. Ik hield de bedragen die met financiële transacties gemoeid waren dus voorlopig alleen op de kaart van de overeenkomstige verschijningsvorm. Kon ik iets anders verzinnen dan verwerking-tijdens-registratie om inzicht in voortgang en ruimte voor een volgende verschijningsvorm te verschaffen? Moest een bedrag beslist op dat moment, te weten op het moment van registratie, tot een saldo op de kaart voor een voorgaande verschijningsvorm verwerkt worden? Ik trok een lijn met een pijl van de verplichtingenkaart naar de begrotingenkaart. Die lijn stelde een relatie voor. Daarmee had ik twee kaarten voor verschillende verschijningsvormen met elkaar verbonden.

Dat was het! Aantekeningen op een kaart kunnen gerust beperkt blijven tot één verschijningsvorm. Dankzij een relatie tussen kaarten zijn bedragen zonodig ook aftrekbaar. Dat hoeft alleen wanneer rapportage nodig is. De berekende uitkomst is de ruimte voor de verschijningsvorm die in het verbruiksproces later in de tijd volgt. Dit laatste is trouwens gewoon een afspraak over de betekenis van de aftreksom. In de toenmalige boekhouding van het ministerie werd de ruimte tijdens registratie meteen berekend. Zij werd daardoor voortdurend bijgehouden en stond als het ware klaar voor rapportage. Ik had door scheiding van registratie en rapportage een ànder model ontdekt. De ruimte of zo'n saldo wordt niet bijgehouden maar naar behoefte (berekend en) gerapporteerd. Daarvoor benodigde gegevens zijn via een relevante relatie tussen de benodigde kaarten toegankelijk.

Dit is eigenlijk alles. Ook verdere ontwikkelingen van dit andere ontwerpmodel voor een boekhouding zijn van zo'n achteraf triviaal idee afgeleid.

Ik voelde, voordat ik het kon beredeneren, dat deze scheiding van registratie en rapportage hèt antwoord was. Opgewonden ging ik situaties met meer verschijningsvormen schetsen. Het bleef kloppen. Dat betekende eenvoudig extra kaarten en relaties daartussen. Dankzij een relatie kon ik altijd de financiële ruimte berekenen. De vellen papier bleven netjes, met aantekeningen uitsluitend beperkt tot hun karakteristieke verschijningsvorm. Er kwamen alleen wat lijnen met pijlen bij. Ik had een alternatief voor afstaffelen tijdens registratie gevonden. Dit was mijn volgende conclusie: in belangrijke financiële rapportages voor een verbruikshuishouding kan ook ànders voorzien worden. De kameraalstijl, waaraan ik allerlei nadelen verbonden zag, kon het ministerie veilig verlaten.

Door de scheiding registratie/rapportage weerspiegelen aantekeningen per kaart zuiver (de financiële transacties in) een karakteristieke verschijningsvorm. Een aantekening over bijvoorbeeld een aangegane verplichting verschijnt niet óók op een begrotingenkaart. Daarop worden slechts een oorspronkelijke begroting en eventuele wijzigingen ervan geregistreerd. Volgens ditzelfde uitgangspunt kunnen op een verplichtingenkaart slechts (aantekeningen over) oorspronkelijke verplichtingen met hun eventuele wijzigingen terecht komen. En een uitgavenkaart bevat dus uitsluitend aantekeningen over uitgaven. Verschillende soorten financiële transacties worden niet op eenzelfde kaart doorelkaar gehaald. Het verschil tussen de stand van begrotingen en die van aangegane verplichtingen geeft de ruimte voor het aangaan van verdere verplichtingen weer. Enzovoort. Zo'n verschil ofwel de financiële ruimte kan naar behoefte berekend en gerapporteerd worden mits een relatie benodigde kaarten verbindt. Die ruimte geldt dus volgens afspraak steeds de verschijningsvorm die, in de tijd van een proces gezien, het laatste voorkomt van de twee die vergeleken zijn.

Een relatie tussen een tweetal kaarten behoeft slechts eenmalig gelegd te worden. Die kan gewijzigd worden indien veranderende omstandigheden daartoe aanleiding geven. Ik bedacht andere situaties. Andere verschijningsvormen, meer of minder, in een andere volgorde. Ik herhaalde eindeloos aftreksommen. Klopte dit ontwerpmodel ècht? Ik kon nu mijn overtuiging beredeneren. Het was en bleef een kwestie van relaties tussen kaarten.

Ik ging het belang van een criterium beseffen. Wat kan eenduidig de verdeling van allerlei financiële transacties over enkele verschijningsvormen leiden? Nogal vanzelfsprekend had ik aanvankelijk begroting, verplichting en uitgave aangenomen. Hoorde daar een redenering bij? Een bewust(er) criterium ontleende ik aan het procesverloop in een verbruikshuishouding. Daarin meende ik karakteristieke fasen van besluitvorming over financiële transacties te herkennen. Zo'n transactie registreerde ik dan op de kaart die voor de overeenkomstige verschijningsvorm gereserveerd was. Het is merkwaardig maar toen is het niet bij mij opgekomen het woord verschijningsvorm door fase te vervangen.

Registers in evenwicht

De vondst om de aantekening over een financiële transactie tot een kaart voor de karakteristieke verschijningsvorm te beperken leidde meteen tot verdere ideeën. Aanleiding was dat ik in aantekeningen over uitgaven nog de keerzijde van gemaakte kosten miste. Wat is de stand van de voorraad betaalmiddelen? Voor de kas, bank of dergelijke had ik geen aparte kaart beschikbaar. Dat was gauw verholpen. In de kolom voor uitgaven tekende ik er één bij. Die was bestemd voor een aantekening als tegenboeking over verandering van de geldvoorraad zoals een kas. En wat had ik met die extra kaart in dezelfde kolom algemeen bereikt? Er was voor die verschijningsvorm een dubbele boekhouding mogelijk. Hoe werkt dat?

Ik wist waarschijnlijk net zo weinig over dubbel boekhouden als over de kameraalstijl. Ik liet mij niet uit het veld slaan. Had ik niet begrepen dat dubbel boekhouden nooit verkeerd is? En dat de kameraalstijl onverenigbaar is met dubbel boekhouden in zijn bedrijfsadministratieve betekenis? Misschien had ik de weg naar dubbel boekhouden gevonden met behoud van rapportages die in een verbruikshuishouding nodig zijn. De traditionele kameraalstijl had ik reeds verlaten. Zijn nadelen meende ik elegant weggeruimd te hebben. Dezelfde rapportages over financiële ruimte kon ik immers via die relaties tussen kaarten samenstellen. Scheiding tussen registratie en rapportage verbood zelfs het bijhouden van een saldo dat die ruimte aangaf. Afstaffeling tijdens registratie moest achterwege blijven. Maar de de aantekening, i.e. de tegenboeking, die daarvoor nodig was zag ik allerminst als overbodig. Die kreeg echter een andere bestemming. Een aantekening met een tegengesteld bedrag maakte evenwicht, zeg dubbel boekhouden, in de verzameling kaarten voor één verschijningsvorm mogelijk.

Dit boekhoudkundige evenwicht bood een oplossing voor het probleem dat ik gesteld had. De tegenboeking kon inzicht in de geldvoorraad waarborgen. Maar waarom zou ik het tot uitgaven beperken? Ik besloot te onderzoeken waartoe ruimere toepassing van evenwicht leidde. Dit idee van dubbel boekhouden nam ik als uitgangspunt voor registratie voor àlle verschijningsvormen.²⁶ In iedere kolom, dus voor iedere verschijningsvorm tekende ik diverse kaarten. Er kwam als het ware een kaartenbak pèr verschijningsvorm. Die verzamelingen noemde ik registers. Als het beginsel werkt in één register werkt het in allemaal. De boekhouding voor verbruiksprocessen was nu een reeks registers. In plaats van een kaart had ik een register voor iedere verschijningsvorm. Ieder afzonderlijk register veronderstelde ik dus in evenwicht. Want daarin werden aantekeningen volgens dubbel boekhouden (lees: boekhoudkundig evenwicht) gemaakt. Hieronder versta ik nog altijd dat, inclusief een tegenboeking, het saldo van bijeenhorende aantekeningen nihil bedraagt. Het saldo van één register is dan ook altijd nihil.

Het aantal kaarten in een register ofwel voor een verschijningsvorm heeft geen theoretische bovengrens. In praktijk is het afhankelijk van informatiebehoeften en beheersbaarheid.

Oorspronkelijk leek het idee van àlle registers in evenwicht strikt boekhoudkundig minder zinvol. Het doortrekken van dat beginsel was bij mij opgekomen om de vorm van de kaarten voor àlle verschijningsvormen identiek te kunnen houden. Met standaardisatie zouden eenvoudige hulpmiddelen toereikend zijn. Ik was toen in het bijzonder geïnteresseerd in de voordelen voor computerprogrammatuur. Zèlf was ik volgens mijn ontwerpmodel aan het rekenen met papier en potlood. Maar vanwege het grote aantal financiële transacties waren voor een vervangende boekhouding van het ministerie zonder twijfel weer automatiseringsmiddelen nodig. Dergelijke hulpmiddelen, en vooral eventueel te ontwikkelen computerprogrammatuur, wenste ik compact te houden. Dat kan wanneer gegevensverwerking steeds volgens eenzelfde patroon verloopt. Het verschil zijn dan alleen de verwerkte gegevens. Het benodigde computerprogramma kan steeds hetzelfde zijn. De uitkomst van twee plus twee wijkt af van die van negenentachtig plus vijfentwintig. Maar optellen blijft optellen.

Standaardisatie dankzij een vast patroon van gegevensverwerking betekent snellere en goedkopere ontwikkeling van programmatuur. Die kan tegelijk eenvoudig en dus goed zijn. En dat beïnvloedt onderhoudsinspanningen weer gunstig. Het belangrijkste vind ik toch flexibiliteit. De omstandigheden rond financieel beheer zouden naar mijn mening bij het ministerie stellig veranderen. Om in termen van mijn ontwerpmodel te blijven, het was waarschijnlijk dat er soms een verschijningsvorm/register bij zou moeten. En dan weer eentje of meerdere eraf. En meer gedetailleerd dat in een register soms kaarten erbij moesten terwijl andere konden verdwijnen. Andere omstandigheden en dus informatiebehoeften moeten niet meteen aanpassingen van programmatuur eisen. Dat risico is aanmerkelijk kleiner indien registers qua vorm voor alle verschijningsvormen gestandaardiseerd zijn.

Om dergelijke redenen hield ik in mijn ontwerpmodel vast aan een (gestandaardiseerde) evenwichtsboekhouding voor alle verschijningsvormen. Spoedig werd ik hiervoor ook in boekhoudkundig opzicht beloond. Ik was diverse financiële transacties aan het simuleren. Meer vellen papier. Een organisatie zoals het ministerie kent doorgaans uitsplitsing van bijvoorbeeld een toegewezen budget. Voor aantekeningen over die deelbudgetten zijn er dan evenzovele kaarten in het register voor (de verschijningsvorm van) begrotingen. Het komt voor dat op het ene deelbudget overgehouden gaat worden terwijl op een ander overschrijding dreigt. Overheveling daartussen geschiedde volgens mijn rijpende model eenvoudig met bijeenhorende aantekeningen in evenwicht. Die bevatten aan elkaar tegengestelde bedragen voor twee verschillende kaarten maar in datzelfde register. Bijzondere controlevoorzieningen zijn niet meer nodig. Het evenwichtsboekhouden kent daarvoor reeds uitgewerkte en algemeen erkende waarborgen. De aantekeningen in evenwicht betekenen in essentie enige duplicatie van gegevens. Die overtolligheid biedt een basis voor vergelijkingen. Ontbrekend evenwicht duidt erop dat aantekeningen, althans bedragen erin, gedeeltelijk verloren of verminkt zijn.

Stapelen

In het ontwerpmodel werd het dus: voor iedere verschijningsvorm een eigen register. En daarin altijd boekhoudkundig evenwicht. Ik had kennelijk de smaak te pakken. Een volgend idee borrelde alweer op. Zoals gezegd vermijdt een eenduidig criterium dat aantekeningen over (te) ongelijksoortige financiële transacties op dezelfde kaart terecht komen. Hetzelfde geldt vervolgens voor de respectievelijke registers waarin diverse kaarten gebundeld zijn. Zo'n criterium was er eigenlijk al voor het ministerie. Ik zag fasen van besluitvorming in de verbruiksprocessen. Die paste ik in mijn algemenere begrip en noemde ze in mijn ontwerpmodel daarom verschijningsvormen. Dankzij deze indeling was er geen misverstand in welk register de aantekening over een financiële transactie hoorde. Een aangegane verplichting, bijvoorbeeld, wordt uitsluitend in het overeenkomstige register aangetekend. De gevolgen van de aangegane verplichting voor de ruimte voor verdere besluitvorming in die fase/verschijningsvorm worden niet tegelijkertijd in een saldo op een begrotingenkaart uitgedrukt. Die kaarten bevinden zich in een ànder register. En daarin horen slechts aantekeningen over begrotingen. Begroting en aangegane verplichting had ik dus als fasen van (financiële) besluitvorming benoemd. Uitgave beschouwde ik als weer een andere fase. En tussen begroting en uitgave konden desgewenst nog meer fasen ofwel verschijningsvormen (h)erkend worden.

Met een eenduidig criterium vertegenwoordigen alle aantekeningen op één kaart hetzelfde soort financiële transacties. Allemaal appels òf allemaal peren. Nooit een mengsel. Hierdoor heeft en houdt de optelsom van bedragen die op één kaart aangetekend zijn een, zeg maar, zuivere betekenis. Die is een samenvatting van evenzovele gelijksoortige transacties. En dit was de kiem van het volgende idee. Zulke optelsommen als samenvattingen maken ook voor een verbruikshuishouding vertaling van een hiërarchisch delegatiepatroon naar een boekhouding mogelijk. Dat was met de kameraalstijl nooit goed gelukt. Niet bij het ministerie, tenminste. Daar verschenen aantekeningen over òngelijksoortige financiële transacties immers op dezelfde kaart. Eenvoudigweg die bedragen optellen leverde met een mengsel geen betekenisvolle samenvatting op.

Ik pakte weer potlood en papier. Tot dusver had ik kaarten voor de diverse verschijningsvormen slechts náást elkaar gerangschikt. Bundeling van kaarten tot registers had die orde niet veranderd. Maar in mijn vertaling van organisatorische hiërarchie verschenen nu ook registers gestapeld. Ik dacht aan een eenvoudige situatie, dus een organisatie met twee niveaus. Op beide niveaus veronderstelde ik dezelfde reeks verschijningsvormen. Gelijksoortige registers kwamen meteen in dezelfde kolom, dat wil zeggen boven/onder elkaar. Een register tekende ik als een kleine, staande rechthoek. Daarbinnen kon ik afzonderlijke kaarten laten zien. Maar waarom? Dat leek even niet nodig. De registers op ieder niveau voorzag ik daarna van een omtrek. Ik had twee niveaus en daarom twee grotere, liggende rechthoeken.

Hiermee was er voor ieder organisatorisch niveau een boekhouding. Die was echter niet strikt zelfstandig. Ik moest iets uitvinden voor het hiërarchische verband. Een naam voor de samenstellende delen zoals deelboekhouding of financiële deeladministratie was niet genoeg.

Welke weg had ik tot zover met het ontwerpmodel afgelegd? Scheiding van registratie en rapportage. Relaties die kaarten voor verschillende verschijningsvormen met elkaar verbinden. Relaties? Verschillende verschijningsvormen? Die relaties moesten rapportages over financiële ruimte toestaan. Ik zag ze nu als relaties tussen kaarten in verschillende registers maar wèl in dezelfde deelboekhouding. Ik noemde ze horizontale relaties. Gewoon, omdat ik een niveau als een horizontaal vlak afbeeldde. En, inderdaad, er waren door meerdere niveaus ook verticale vlakken herkenbaar. Iedere kolom (lees: verschijningsvorm of fase) was zo'n vlak. Ik kon blijkbaar toch niet buiten de detaillering van kaarten in een register. In elk van twee gestapelde registers tekende ik één kaart. Die twee kaarten kon ik eveneens door een relatie verbinden. Ik deed het. Een lijn met een pijl. Een verticale relatie.

Die zag ik niet als middel om zonodig over financiële ruimte te rapporteren. Daarvoor waren er, nogmaals, horizontale relaties. Ik benutte een verticale relatie om iets te doen met de eventuele optelsom van bedragen die over financiële transacties in een bepaalde periode op een kaart aangetekend zijn. Zonder iets op de ene kaart te veranderen kan de uitkomst op een andere aangetekend worden. Dankzij een verticale relatie is precies bekend op welke kaart zo'n samenvatting van financiële transacties terecht moet komen. Als niveau voor de kaart met de oorspronkelijke, gedetailleerde aantekeningen zag ik het onderste. De samenvatting ging naar de kaart op het hoogste niveau (van de twee die ik tekende).

Optellen en vervolgens doorgeven van de uitkomst noemde ik verdichten of aggregeren. Ik stelde nogeens vast dat het uitsluitend betekenis had tussen kaarten in registers voor dezelfde verschijningsvorm. Dit onderstreepte het belang van een eenduidig criterium voor indeling van financiële transacties. Daarna ging ik deelboekhoudingen (met registers met kaarten) op meer dan twee niveaus stapelen. Het mechanisme van verdichting kan in theorie eindeloos herhaald worden. Dat werkt zolang de juiste verticale relaties maar aanwezig zijn. Daardoor komt een optelsom/samenvatting op de aangegeven kaart (in een register in een deelboekhouding) op een hoger niveau aan. Enzovoort.

Ik dacht toen niet over de vraag of organisatorische hiërarchie wenselijk, onontkoombaar of zoiets is. Ik was met een ontwerpmodel voor het ministerie bezig. Daar waren diverse niveaus. Punt. Bedrijven hebben vaak (ook) vele organisatorische niveaus. Hun boekhoudingen zijn als reactie daarop meestal gelaagd. Door stapeling van registers (met kaarten) per verschijningsvorm kan de boekhouding voor een verbruikshuishouding er op hoofdlijnen netzo uitzien. Een mengsel van ongelijksoortige aantekeningen op één kaart veroordeelt een organisatie daarentegen tot wat ik een monolithische boekhouding noem. Daarin is in aantekeningen de kleinste detaillering noodzakelijkerwijs tevens de grootste samenvatting. In een gelaagde opzet kan de detaillering/verdichting van aantekeningen in iedere deelboekhouding afgestemd zijn op de informatiebehoeften waarvoor die ingericht is. In een bedrijf komen deelboekhoudingen doorgaans overeen met organisatorische eenheden. Die zijn er in een ministerie ook, inclusief hun (hiërarchisch) verband. Is een ministerie voor de inrichting van zijn boekhouding op hoofdlijnen niet hetzelfde als een grote houdstermaatschappij met divisies en daaronder werkmaatschappijen enzovoort? Een divisie wordt een directoraat-generaal. Daarbinnen zijn er directies, afdelingen enzovoort. De uitbreiding van het ontwerpmodel zodat het diverse delegatieniveaus omvatte was eerst beperkt tot één enkele deelboekhouding pèr niveau. Dat was onnodig. De praktijk van het ministerie wees direct op een ruimere opvatting. Op hetzelfde organisatorische niveau kon ik desgewenst meerdere deelboekhoudingen tekenen. Het adres van de verdichting bleef duidelijk. Evenals het aantal niveaus in theorie onbeperkt is kon ik het aantal deelboekhoudingen op een bepaald niveau zonder theoretische grenzen uitbreiden. Iedere afzonderlijke deelboekhouding kon de registers voor relevante verschijningsvormen herbergen. Verdichting was gewaarborgd met een (verticale relatie met een kaart in een) gelijksoortig register (in een deelboekhouding) op een hoger niveau.

Wat deelboekhoudingen op diverse niveaus betreft zag ik dus geen verschil tussen wat voor organisaties danook. Toen ik ze nader bekeek, i.e. registers met daarin kaarten, was dat er soms wel. Formeel verloopt de toewijzing van begrotingen aan en binnen een overheidsinstelling van boven naar beneden. Ik heb het hier overigens in het bijzonder over een ministerie. In een onderneming kan meer vrijheid voor financieel beheer en ook budgettering als onderdeel daarvan bestaan. Daar geldt veeleer of er een realistsch plan voor méér inkomsten dan uitgaven is. Als een organisatorische eenheid dat indient verkrijgt zij het voorgestelde, bijbehorende budget. Zo stelde ik mij dat tenminste voor. Het is trouwens de vraag of dit ècht een verschil is of blijft tussen overheid en bedrijfsleven.²⁷ Toewijzing aan een overheidsinstelling gaat vanzelfsprekend wat minder eenvoudig. Voor overheidsbemoeienis in Nederland zijn er de formele regels van de eigen parlementaire democratie. Maatschappelijke taakstellingen moeten in financiële termen uitgedrukt zijn. Op grond daarvan worden begrotingen beschikbaar gesteld. Het Ministerie van Financiën is zoiets als de secretaris/penningmeester. Maar de volksvertegenwoordiging besluit. Ieder ministerie krijgt formeel een begroting toegewezen ná politieke beraadslagingen en besluitvorming door die verzameling mensen. Organisatorische eenheden binnen een afzonderlijk ministerie stellen doorgaans de plannen wel op. En die zijn dan per ministerie gebundeld. Maar begrotingstoewijzing verloopt strikt formeel van boven naar beneden.

Begrotingen, althans aantekeningen erover, gingen daardoor ook binnen het ministerie van boven naar beneden. Dat was omgekeerd aan de richting voor verdichting. Ik vond echter geen complicaties voor het ontwerpmodel. Voor splitsing van begrotingen naar beneden zijn immers altijd specifieke aanwijzingen nodig. Handmatige registratie op iéder niveau achtte ik onvermijdelijk. Naar boven was voor de optelsom als samenvatting wèl een eenvoudig automatisme denkbaar. Ik dacht eerst verticale relaties gewoon weg te laten voor de verschijningsvorm begroting. Zonder verticale relatie ging er inderdaad niets verkeerd. Verdichting is onmogelijk zonder adres. Bij nader inzien voorzag ik kaarten voor verschijningsvormen met een taakstellend karakter tòch van een verticale relatie. Maar bij iedere verticale relatie vermeldde ik expliciet of verdichting wel òf niet nodig was. Op basis van verticale relaties kunnen cijfers uit gelijksoortige registers op verschillende niveaus ook alleen maar vergeleken worden, zonder aantekeningen op het hogere niveau. En die mogelijkheid vond ik juist nuttig voor de verschijningsvormen, zoals begroting, die op delegatie van taken betrekking hebben.

Het nut dat ik in stapelen zag hield direct verband met mijn opvatting dat verdichting of aggregatie een periodiek mechanisme is. Periodiciteit weerspiegelt wèrkelijke delegatie. Ik vind dat iemand aan wie bevoegdheden overgedragen zijn gedurende een afgesproken periode met rust gelaten moet worden. Dat recht heeft hij verkregen. Over afzonderlijke details is de nu bevoegde medewerker niet onmiddellijk verantwoording verschuldigd. Delegatie is echter vaak schijn. De àndere medewerker (die zogenaamd gedelegeerd heeft) houdt dan stelselmatig vast aan zijn gedetailleerde en ogenblikkelijke informatiebehoeften. Als de situatie zo is heeft het ook geen zin om de boekhouding gelaagd te maken. Die wordt slechts ingewikkelder indien iedere aantekening op alle niveaus tegelijk moet verschijnen. Eén boekhouding als monoliet is nog niet zo erg. Allemaal deelboekhoudingen als (identieke) monolieten is rampzalig.

Verspreiding

De periodiciteit die ik principieel aan verdichting toekende klopte met mijn voorkeur voor verspreiding van automatiseringsmiddelen. Of was dat de kiem geweest van het idee om te stapelen? Ik weet het niet meer. Hoedanook, verticaal gescheiden (kaarten in) registers behoeven niet direct en voortdurend contact te onderhouden. Dat kan zich beperken tot vantevoren vastgestelde ogenblikken voor het doorgeven van samenvattende aantekeningen. Daardoor zijn eveneens de deelboekhoudingen op verschillende niveaus nogal onafhankelijk van elkaar.

Dit vond ik een groot voordeel. Voor een afzonderlijke deelboekhouding met haar registers enzovoort waren eventueel aparte automatiseringsmiddelen inzetbaar. Zulke verspreiding stemde geheel overeen met de algemene uitgangspunten voor geautomatiseerde informatievoorziening waaraan ik werkte. Het ministerie kende vestigingen met grote geografische verspreiding. Daar vond ik decentrale gegevensverwerking bij passen. Automatiseringsmiddelen zag ik verspreid over organisatorische eenheden. Overigens koos ik daarvoor ook zonder grote afstanden.

Computerapparatuur moet zoveel mogelijk gestandaardiseerd zijn. Dat maakt standaardisatie van programmatuur mogelijk. Bijgevolg kan de apparatuur kleinschalig en eenvoudig zijn. En gegevensverzamelingen blijven beperkt tot wat een organisatorische eenheid nodig heeft. Met een kleiner volume gegevens zijn prestaties van automatiseringsmiddelen weer gunstiger. Bijvoorbeeld de snelheid van rapportages blijft werkbaar. Tegelijkertijd blijven gevolgen overzienbaar indien computerapparatuur onverhoopt te weinig opslag- of verwerkingscapaciteit biedt. Want dan is er altijd wel apparatuur van een maatje groter geschikt voor dezelfde programmatuur. Met wat meer verwerkingscapaciteit, i.e. een grotere maat computer, kan zonodig tevens traagheid van een programma opgevangen worden. Dit laatste is lang taboe geweest maar kleinschalige apparatuur was toen reeds veel goedkoper dan (aanpassingen van) programmatuur.

Maar ik vond vooral dat met die hulpmiddelen tevens beheer ervan vergaand verspreid kon worden. Specialisten voor een grootschalig dus complex rekencentrum waren niet in een baan bij het ministerie geïnteresseerd. Elders werden domweg hogere salarissen betaald. Maar een rekencentrum met zijn onvermijdelijke specialisten vond ik zelfs geheel ongewenst. Computerprogrammatuur en -apparatuur moeten, zoals andere hulpmiddelen voor alledaags gebruik, gewoon onder bereik van gebruikende medewerkers zijn. Inclusief beheer ervan. Dat went hen ook sneller eraan. Zij moeten toch kunnen waarmaken waarvoor zij via delegatie verantwoordelijk gesteld zijn? Dat was nòg een voordeel.

Ik trok destijds, althans wat verspreiding van automatiseringsmiddelen in het kader van financieel beheer betreft, de grens rond een deelboekhouding. Daarvoor kwam eventueel een aparte computer met programma's in aanmerking. Deze optie wilde ik beslist waarborgen. Over inkrimping van zo'n grens tot een apart register dacht ik niet (lang) na. Die verwierp ik. Want kaarten in registers in dezelfde deelboekhouding bevatten gegevens die naar behoefte snel voor een rapportage verzameld moeten worden. (Daarvoor zijn er horizontale relaties.) Dat betekende (toen) dat daarvoor benodigde gegevens ergens sámen opgeborgen moesten zijn. Die plaats is het geheugen van dezelfde computer.²⁸

noten

1. In Simple Systems, Complex Environments (Sage Publications, 1981) beschrijft M. Malvey wat een zogenaamd management information system in een tweetal grote ziekenhuizen teweeg bracht. Dit boek laat zich spannend lezen als een sleutelroman. Haar analyses zijn vergaand geldig voor het ministerie met de toenmalige automatiseringsmiddelen. Op pagina 14 staat bijvoorbeeld: "In ignoring or misreading the critical determinants, each [organization] was led to oversimplify the complexity with which [it] functioned." Hiervoor geeft zij op pagina 152 een samenvattende verklaring: "Most organizations construe themselves as if they existed in environments characterized by [perfect rationality] and try to construct management information systems specialized to this purpose. In reality, very little of organizational life [fits with this assumption]." De situatie bij het ministerie wordt tevens bondig gekenschetst door (p. 28): "In attempting to develop a comprehensive system for financial control, the [organization] took an essentially complicated organizational environment and made it more complicated." En door (p. 90): "What the [organization] actually got was a system that not only did not solve the original problems it was supposed to attack, but created new ones."

2. Er staat: "zijn ambtelijk apparaat". Dit betekent allerminst dat een minister altijd een man is. Maar ik vind een tekst met overal aanduiding van vrouw en/of man omslachtig en afleidend. Iedere vrouw of man, ook een minister, is een mens. Het geslacht van het woord mens is mannelijk. Daarom schrijf ik overal in dit boek slechts hij, zijn of hem waar evenzogoed (ook) zij, haar of haar (ze) had kunnen staan. Hiermee spreek ik geen voor- of afkeur voor het geslacht van de individueel bedoelde mens uit.

3. De nederlandse Grondwet bepaalt dat deze instelling de ontvangsten en uitgaven van het Rijk onderzoekt. In Overheidsfinanciën (Stenfert Kroese, vierde en herziene druk, 1978) vermelden L. Koopmans en A.H.E.M. Wellink (p. 82): "De Algemene Rekenkamer is onafhankelijk van de regering en brengt over haar controlerende werkzaamheden verslag uit aan het parlement. De controle [....] betreft primair de rechtmatigheid, doch de rekenkamer wijdt ook aandacht aan de doelmatigheid en aan de organisatie en het functioneren van de rijksdienst."

4. Zie de pagina's 24 tot en met 27 in het Verslag van de Algemene Rekenkamer over 1983 (Tweede Kamer, vergaderjaar 1983-1984, 18 313, nrs. 1-3).

5. Dat lukte enkele jaren later over een ander onderwerp helaas niet. Daar kwam een affaire van, zelfs een parlementaire enquête enzovoort.

6. J.R. van Rees bedacht het nederlandse woord informatiekunde. Bij oprichting van zijn adviesbureau stond hij in 1980 voor de vraag van een naam ervoor. Hij wilde daarin beslist géén vermelding van of verwijzing naar informatica. Daarmee ligt de nadruk teveel op hulpmiddelen, in dit geval computers enzovoort. Het woord informatiesysteembouwkunde is echter onhandelbaar. Zo werd het informatiekunde. Zijn vergelijking is nu die met autotechniek en verkeerskunde. Dit laatste vakgebied kon pas ontstaan toen er veel auto's waren. Zo is het ook met informatiekunde. Zonder inzicht in mogelijkheden en beperkingen van automatiseringsmiddelen kan een informatiekundige niets bijdragen. Maar hij richt zich op hun toepassing in organisaties. Daarom zie ikzelf informatiekunde als het werk- en studiegebied van organisatorische informatievoorziening.

7. E. de Bono maakt onder andere in Lateral Thinking, a Textbook of Creativity (Ward Lock Educational,1970) onderscheid tussen enerzijds verticaal, logisch denken en anderzijds lateraal denken. Op pagina 12 omschrijft hij dat als volgt: "In vertical thinking one moves forward by sequential steps each of which must be justified. [....] in lateral thinking one uses information not for its own sake but for its effect." Op pagina 107 staat: "With lateral thinking one is allowed to be wrong on the way even though one must be right in the end." En ook: "As a process lateral thinking is concerned with change not with proof."
Ik vind twee boeken van De Bono zeer de moeite waard. Dat zijn The Mechanism of Mind (Penguin Books, 1979) en het genoemde Lateral Thinking. Volgende boeken bevatten eigenlijk meer van hetzelfde. En naarmate ik meer lees op het gebied van, zeg maar, psychologie merk ik hoeveel De Bono ook van andere auteurs overgenomen moet hebben. Hij is een begaafd verteller. Maar zo origineel als hij zijn publiek voorhoudt te zijn vind ik hem niet meer. Die suggestie wekt hij door helemaal geen bronverwijzingen op te nemen. Zelfs een algemene opmerking dat ze voor zijn doel storend zijn, maar dat hij niettemin invloed van anderen erkent, ontbreekt. Is dat, omgekeerd, de reden dat De Bono wetenschappelijk lang niet serieus genomen is? Want zijn boeken zijn als bronnen (ook) opvallend vaak onvermeld.

8. Deze geschiedenis is ontleend aan Confucius and Confucianism door R. Wilhelm (Harcourt Brace Jovanovich, 1931. pp. 148/151). Ik ben geneigd de chinese geleerde een semioticus avant la lettre te noemen. Semiotiek, of semiologie, is het werk- enstudiegebied van tekens. Zo behoort algemene taalwetenschap tot semiotiek daar taal vruchtbaar als verzameling tekens bestudeerd kan worden. Wat in informatiekunde voor een gegeven doorgaat is ook een teken. In Information in Business and Administrative Systems (Batsford, 1973) probeert R. Stamper een vroege brug tussen semiotiek en informatiekunde te slaan (p. 22): "There may [....] be some value in being able to refer to one's 'problems of semiotics'. There is nothing like having a name for a collection of problems to help you remember to do something about them." Een vuistregel voor wat allemaal als teken of, zoals hijzelf zegt, tekenfunctie kan gelden lees ik bij U. Eco (A Theory of Semiotics, Indiana University Press, 1976, p. 58): "Every time there is possibility of lying, there is a sign-function." Eco legt uit dat (p. 48) "[a] sign-function arises when an expression is correlated to a content, both the correlated elements being the functives of such a correlation." De grondslag van semiotiek is dat een teken een (ander) verschijnsel afbeeldt. Nogmaals, dit kan een vruchtbaar onderscheid zijn. Daarbij is het belangrijk te beseffen dat tekenfunctie uiteindelijk berust in individuele ervaring. En voor tekenfunctie denk ik dan grofweg aan expressie respectievelijk interpretatie. Er zijn geen betekenissen buiten ieder mens. Wel verbondenheid door als geslaagd ervaren communicatie: intersubjectiviteit.

9. Deze ervaring vormt de grondslag van de fenomenologie die E. Husserl aan het begin van de twintigste eeuw als zijn epistemologie formuleerde. Idea & Experience (The University of Chicago Press, 1978) bevat een inleiding tot deze kennisleer van de hand van E. Kohák. Daarin staat op pagina 32: "As lived, reality is the experiencing of an object. [But a]s common sense interprets it, the reality is the object; the experience is incidental to it." En even daarboven: "Precisely because our common sense is habitual and quite free of self-conscious reflection, because it is preoccupied with the world it encounters as "out there," it assumes that reality itself is "out there," only passively recorded by the subject "in here.""

10. L. von Bertalanffy formuleerde een algemene theorie die steunt op het woord systeem. In General System Theory (Allen Lane The Penguin Press, 1971) zegt hij (p. 9): "As with every new idea in science and elsewhere, the systems concept has a long history." Daarna heft hij de verwarring, gewekt door nieuw idee tegenover lange geschiedenis, enigszins op door de opmerking dat voorheen "the term 'system' was not emphasized". In de francophone wereld verkreeg het trefwoord structuur nadruk in plaats van systeem. De overeenkomst tussen algemene systeemtheorie en structuralisme is echter duidelijk zoniet compleet. J. Piaget schreef Le Structuralisme (Presses Universitaires de France, 1968). Zijn ruwe omschrijving luidt (pp. 6/7): [....] une structure est un système de transformations, qui comporte des lois en tant que système (par opposition aux propriétés des éléments) et qui se conserve ou s'enrichit par le jeu máˆáme de ses transformations, sans que celles-ci aboutissent en dehors de ses frontières ou fasse appel à des éléments extérieurs. En un mot, une structure comprend ainsi les trois caractères de totalité, de transformations et de l'autoréglage."

11. Nauwelijks begrip, of misschien beter gezegd tolerantie, hebben nu vooral vele specialisten dat zo'n systeembenadering tevens inzichten kan blokkeren.

12. Stuitend taalgebruik trof me in NRC Handelsblad van 3 januari 1989. De krant voerde een artikel met de kop "Muis wordt mogelijk proefdiersysteem voor AIDS-onderzoek."

13. Noot 10 hierboven maakt duidelijk waarom ik eveneens het woord structuur als het ware doorgestreept heb. Het verval naar betekenisloosheid is pijlsnel gegaan met woorden als poststructuralisme en postmodernisme. Maar dat schijnt meteen het wezen van de gedragen begrippen te zijn. Ik heb geprobeerd wijzer te worden en U. Eco kan ik nog volgen (Reflections on The Name of the Rose, Secker & Warburg, 1985, p. 65 e.v.). Tot mijn opluchting begint hij over postmodernisme met "I have the impression that it is applied to anything the user of the term happens to like." Misschien begrijp ik toch iets van? Daarna legt hij uit: "Actually, I believe that postmodernism is not a trend to be chronologically defined, but, rather, an ideal category — or, better still, a Kunstwollen, a way of operating. We could say that every period has its own postmodernism [....] The past conditions us, harries us, blackmails us. The historic avant-garde [....] tries to settle scores with the past. [....] The avant-garde destroys, defaces the past [....] Then [it] goes further, destroys the figure, cancels it, arrives at the abstract, the informal [....] But the moment comes when the avant-garde (the modern) can go no further, because it has produced a metalanguage that speaks of its impossible texts (conceptual art). The postmodern reply to the modern consists of recognizing that the past, since it cannot really be destroyed, because its destruction leads to silence, must be revisited: but with irony, not innocently. [....] with the modern, anyone who does not understand the game can only reject it, but with the postmodern, it is possible not to understand the game and yet to take it seriously."

14. Dit betekent allerminst dat een mens niets doen kan behalve waarnemen. Integendeel, ik denk dat hij steeds invloed ìn werkelijkheid uitoefent. De mens handelt. Hij is actief deel van processen, van verandering.

15. Volgens de fenomenologie zijn het de ervaringen die eventueel als systeem benaderd kunnen worden. Maar een systeem zèlf zijn zij dus niet! Over dit vitale onderscheid zegt G. Boas iets in The History of Ideas (Charles Scribner's Sons, 1969, p. 90): "It has been customary to think of ideas as organized into systems which have a kind of internal unity. The unity in question arises out of a desire on the part of the thinker to be logically consistent. [....] Behind [it] lies the assumption that the universe is intelligible in that it is possible to find a set of logically related propositions that will describe it." Fenomenologie houdt overigens absoluut geen ontkenning van werkelijkheid in. Die is vrijwel zeker, maar niet bewijsbaar, vanwege ervaring. Zie ook Idea & Experience van E. Kohák (p.38): "Descartes doubts the existence of the world in order to assure himself of it. His concern is with the existence (or nonexistence) of the world. Husserl, by contrast, does not doubt the existence of the world one bit: he treats that as an experiential given. But he is suppremely uninterested in it. What interests him is how to understand it."

16. Inderdaad, voor begrip van zo'n model moet het op zijn beurt weer als systeem gezien worden. Enzovoort. Of?

17. Dat komt omdat systeembenadering in uiteenlopende situaties wordt toegepast. J.G. Richardson is redacteur van het boek Models of Reality (Lomond, tweede druk, 1987). In de aanhef van zijn eigen bijdrage schrijft hij (p. 3): "We use models to simplify the complex, to understand otherwise elusive processes or systems, to plan business, teaching, environmental control, broad-based strategy, and especially to help us solve problems of every kind."

18. Volgens sommige opvattingen mag de auteur zijn bedoeling in dat model, i.e. de roman, niet duidelijk tonen. Daarover schrijft U. Eco in Reflections on The Name of the Rose (pp. 1 en 2): "A narrator should not supply interpretations of his work: otherwise he would not have written a novel, which is a machine for generating interpretations." De poging tot vermijden ervan zou echter weleens de duidelijkste aanwijzing over zijn bedoeling kunnen zijn. Dit verklaar ik als de paradox van het modernisme: intentie logenstraft de moderne vorm. Is dit wat een mens voelt als hij lacht? Humor is betrapte sublimatie.
Om iets meer over de relatie tussen schrijver en de lezers waaraan hij denkt te weten te komen was ik ondermeer in Finnegans Wake van J. Joyce en Gravity's Rainbow van T. Pynchon gaan lezen. Beide boeken zijn denkbaar als onuitputtelijke bron voor interpretaties. Door ontoegankelijkheid kom ikzelf, eerlijk gezegd, daaraan via details in die teksten niet zó uitgebreid toe. Ik weet kennelijk onvoldoende. Zo'n boek als één teken gezien denk ik aan een andere relatie. De auteur wil zijn lezers niet bevrijden maar juist onderwerpen. Een lezer zou slechts als evenbeeld van de auteur diens erkenning kunnen verwerven. Tegelijk is dat niet de bedoeling. Daarom maakt de auteur het examen zo raadselachtig dat geen lezer in zijn ogen ooit kan slagen. Hij kan door het toestaan van eindeloze interpretaties zijn criteria voor (on)wetendheid verhullen. Zijn heerschappij moet verzekerd zijn. Sommige mensen reageren inderdaad met dweperij. Dat is hun sublimatie van a priori falen. Zij accepteren de relatie zoals de auteur die oplegt. Als idolen vind ik overigens Joyce of Pynchon betrekkelijk onschuldig. En dan zijn er die de relatie helemaal omkeren. Zij gebruiken een tekst zoals de auteur hem (waarschijnlijk) niet bedoelde. Ik zie de zelfstandige auteur zich gewoon in een dilemma bevinden. Naar zijn omstandigheden probeert hij vorm te geven aan een keuze tussen éénduidig voorlezen en oneindig laten náschrijven. Die vorm is weleens misleidend. Dat is modern. Maar de zelfstandige lezer maakt (lees ook: schrijft op zijn beurt) er toch zijn eigen boek van.

19. Hier is het geschiedenis waaraan ikzelf deelnam. In de bundel Peter's Quotations (samengesteld door L.J. Peter, Morrow, 1977) staat een citaat dat aan F.P. Jones toegeschreven is (p. 63): "An autobiografy usually reveals nothing bad about its writer except his memory." Is dit een aanwijzing dat ik met Aspecten en Fasen veeleer een roman of gedicht geschreven heb? Zie het slot van noot 18 hierboven over het auteursdilemma.

20. ÌWat is ontwerpen? Ontwerpsystemen (Het Spectrum, 1975) van R. Foqué is een inleiding tot de ontwerptheorie. Wat ik van de titel denk laat ik hier verder onvermeld. Maar lees vooral het poëtische Essays in Design (John Wiley & Sons, 1984) van J.C. Jones (p. 39):

"The rational method
gives you the impression you can solve the
design problem with certainty
with mathematical certainty
and the kind of person who likes that
is not really a designer."

Jones waarschuwt overal tegen enge specialisatie en begint meteen in zijn voorwoord (pp. ix/x): "In my [book Design Methods] I defined design as the initiation of change in man©made things. Looking now at that definition I still like the emphasis on change but not the assumption that design is limited to the thinking of the few on behalf of many. Nor do I like the assumption that it is to do with change in things but not in ourselves. In my re-thinking of the nature of design [....] I have moved far from the picture of 'it' as the specialised activity of paid experts who shape the physical and abstract forms of [....] life which we all as consumers accept or adapt to. That notion [... is] too limiting, too insensitive to the reactions it provokes."

21. Ik heb het over vormen van een verschijnsel. Dat is hetzelfde als elementen in een verzameling. Leden van een categorie. Of exponenten/exemplaren van een type/soort. Dit verband is wezenlijk voor de fenomenologie (E. Kohák, Ideas & Experience, p. 14): "A particular is in fact what it is, but in principle it must meet certain conditions, and our direct awareness includes not only particular, factual instances but also the nessecary principles they embody."

22. Zo'n open woord stelt de ontwerper in staat allerlei betekenissen voor een begrip te onderzoeken. Naarmate begrip zich consolideert is een ànder woord mogelijk dat het specifieker aanduidt. Hier is weer een dilemma. Een open woord belemmert communicatie met mensen die helemaal niet gesteld zijn op heroverweging van begrip. Hoe schept een ontwerper de ruimte die in zijn ogen nodig is? Daarvoor moet communicatie vaak (ook) uit andere ervaringen bestaan. Jones (Essays in Design, p. 49):

"And after all its ridiculous
if you think about it
to have an art of one sense when everyone has got many."

23. Dat idee bleek inderdaad verkeerd. Dat heb ik veel later uit Kameraalstijl en Overheidsadministratie (Vuga, tweede editie, 1971) van G.H. Rigter begrepen. De auteur bevestigde dat nogeens in een gesprek dat wij voerden. In zijn boek kenschetst Rigter de oude kameraalstijl in enkele zinnen (pp. 19 en 20): "[De huishouding] zal uit haar boekhouding dus in de eerste plaats willen zien welke uitgaven zijn gedaan (eventueel wanneer zij zijn gedaan) en tot welk totaal bedrag. Men zou daartoe kunnen volstaan met het chronologisch aantekenen [....] in een kasboek. [Inzicht in de samenstelling der cijfers] wordt verkregen [....] door het in gebruik nemen van één of meer grootboeken. [....] In de grootboeken worden de (chronologische) kasposten overgenomen en systematisch gerangschikt. Eventueel worden de bedragen der begroting in het hoofd der rubrieken vermeld, opdat regelmatig kan worden vergeleken in hoeverre werkelijkheid en verwachting elkaar naderen." De toevoeging oude betekent dat er ook een nieuwe kameraalstijl bestaat. "Het grote verschil tussen de oude en de nieuwe kameraalstijl wordt in hoofdzaak gevormd door het administratieve verband, dat bij de nieuwe stijl wordt gelegd tussen de opdrachten tot betaling en de betalingen zelf, tussen de opdrachten tot bepaalde ontvangsten en die ontvangsten zelf."(p. 26) De opdrachten worden dan met de voltrekkingen, dat wil zeggen de uitgaven en ontvangsten, afgeboekt. Terugblikkend zou ik aan de toenmalige boekhouding van het ministerie toch kenmerken van de nieuwe kameraalstijl willen toekennen. Op pagina's 33 en 34 schrijft Rigter: "[De nieuwe kameraalstijl] heeft bij de Nederlandse overheidsadministratie nimmer toepassing gevonden, hetgeen zeker is te betreuren omdat zij aan vele wensen zou tegemoet komen. Men heeft zich verloren in wijzigingen van de oude kameraalstijl om een resultaat te verkrijgen hetwelk dat van de commerciële administratie zou benaderen, welk doel echter niet is bereikt." Mijn onderzoek leidde tot wat ik hier relationeel boekhouden noem. Daarvan beweer ik dat het een synthese van kameraalstijl en commerciële boekhouding is. Voor Rigter leek dat doel nog onbereikbaar. Tijdens ons gesprek vroeg hij echter mijn begrip ervoor dat hij zich niet meer met automatiseringsmiddelen had beziggehouden. Die waren ná zijn tijd gekomen. En juist hun toepassing inspireerde mij tot een synthese.

24. Zie ook noot 15 in hoofdstuk 3.

25. In de paragraaf Standing on One's Head geeft A. Koestler (The Act of Creation, Hutchinson, 1964) enkele voorbeelden van ontdekkingen die hij toeschrijft aan (p. 199) "the susceptibility of the human mind for reversals of logic". Dat is bij E. de Bono (Lateral Thinking, p. 145): "One ought to get into the habit of reversing situations and then seeing what happens."

26. Inmiddels weet ik dat dubbel boekhouden als aanduiding verwarring kan oproepen. Dikwijls geldt als onderwerp van dubbel boekhouden impliciet het financiële vermogen van een organisatie. Iedere verandering daarin wordt dan dubbel aangetekend. Enerzijds is er registratie van de verandering van een vermogensbestanddeel, i.e. van een afzonderlijke beziting of schuld. Anderzijds worden de gevolgen van iedere financiële transactie voor het totále vermogen geregistreerd. Ik ben niet gelukkig met dit impliciete verband tussen dubbel boekhouden en het onderwerp ervan, te weten een vermogen. Een dubbele registratie behoeft niet noodzakelijkerwijs een vermogen als onderwerp te hebben. Als methode kan dubbel boekhouden of evenwichtsboekhouden evenzogoed elders toegepast worden. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen onderwerp van een boekhouding en de methode waarmee die gevoerd wordt. Toen ik destijds aan dubbel boekhouden dacht had ik vooral de methode voor ogen. Dat wil zeggen, aantekening van iedere financiële transactie in evenwicht. Rekenkundig gezien wordt het betrokken bedrag dan op de ene kaart met een plusteken en op een andere met een minteken aangetekend. Het saldo van die twee aantekeningen over dezelfde transactie is daarmee altijd nihil.

27. In een centraal geleide economie geschiedt begrotingstoewijzing in (uit?) beginsel van boven naar beneden voor àlle activiteiten in organisatorisch verband. Maar ook in thans vrije economiën komt er waarschijnlijk een einde aan dat budgettering een strikt interne aangelegenheid van een bedrijf met zijn aandeelhouders is. Voorwaarde daarvoor is vooral politieke vrijheid. Een bedrijf wordt steeds nadrukkelijker aangesproken op zijn invloed op de samenleving als geheel. In navolging van overheidsinstellingen vermaatschappelijken ook ondernemingen. De prijs voor het vermijden van toenemende aansprakelijkheid is het verlenen van recht tot (mede)besluitvorming aan andere partijen in de samenleving. Dat is dan geen recht dat strikt genomen van boven naar beneden werkt. Er ontstaat (neen, er is al heel lang) een netwerk van wederzijdse verhoudingen. Naarmate een mens behoeften ervaart en die, alleen of als lid van daarvoor bestemde groepen, uitdrukt neemt hij hieraan deel. Meer mensen, meer behoeften/belangen, politieke vrijheid enzovoort betekenen in wisselwerking een fijnmaziger netwerk. Zover ging het vroege ontwerpmodel niet. Ik dacht voor het ministerie allereerst in termen van een hiërarchie.

28. Gespreide gegevensverwerking, zoals dat ging heten, biedt mogelijkheden voor verdergaande decentralisatie of, in het algemeen, voor uiteenlopende combinaties van automatiseringsmiddelen. Voor aanvaardbare prestaties moet volgens énig criterium èrgens een grens liggen. Door technologische ontwikkelingen kan die rond steeds kleinere gegevensverzamelingen getrokken worden.