Pieter Wisse
Een moderne besturingsfilosofie heet integraal management. De manager is dan óók verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening van zijn organisatorische eenheid. Zulke decentrale, integrale verantwoordelijkheid maakt het vervolgens praktisch mogelijk om in het vlak van informatievoorziening de verbijzondering naar 'documentaire' op te heffen. Met andere woorden, de integraal manager kent als taak de ontwikkeling en het onderhoud van de totále informatievoorziening.
Maatgevend zijn de belangen die, uiteraard in de context van de eigen organisatorische eenheid, met informatie(beheer) gediend moeten zijn en eventueel blijven. Eén of meer specifieke belangen blijken altijd uit het principiële antwoord op vragen zoals: Waarom moet de informatie toegankelijk zijn? Of waarom juist niet?
Meestal zijn als zulke belangen herkenbaar 1. eigen bedrijfsvoering, 2. verantwoording, 3. informatie en voorlichting aan derden en 4. later historisch onderzoek. Zie Omslag in Opslag (ministerie van Binnenlandse Zaken, 1991) voor de belangentheorie als grondslag voor het nieuwe beleid voor archiefbeheer en de integratie daarvan in de informatievoorziening.
Concrete belangen, maar vooral hun onderlinge verhouding alsmede de corresponderende eisen aan informatievoorziening (bewaartermijn, beveiliging, ontsluiting en dergelijke) kunnen sterk variëren. Eisen vanuit diverse belangen kunnen zelfs conflicteren (bijvoorbeeld: vernietiging ivm privacybescherming tegenover opslag voor historisch onderzoek). Daarom bestaan er geen uniforme, gedetailleerde wetten, regels, voorschriften en/of aanbevelingen voor de complete informatievoorziening van een specifieke organisatorische eenheid. Hoogstens geldt (wet- en) regelgeving voor een apart belang, zoals de Archiefwet voor — het belang van — later historisch onderzoek. Dit betekent dat de integraal manager alle relevante belangen moet wegen; het resultaat is eigen, decentraal en geoptimaliseerd bewaarbeleid.
Voor omvangrijke en/of complexe bedrijfsprocessen heeft de integraal manager specialistische ondersteuning nodig voor zowel ontwikkeling/onderhoud van de informatievoorziening, als het regulier informatiebeheer. Voor die ondersteuning staan vaak allereerst (D)IV-medewerkers in zijn eigen organisatorische eenheid opgesteld. Daarop moet de manager het grootste beroep doen. Zij kunnen ook de beste ondersteuning-op-maat leveren, aangezien zij tevens de primaire bedrijfsprocessen goed kennen. Daarnaast zijn adviseurs vanuit een facilitair opgestelde eenheid beschikbaar. Zij kunnen hun 'klanten' extra capaciteit leveren tijdens projecten. Meer in het algemeen houden zij zich bezig met — voorwaarden voor — verdere professionalisering van alle (D)IV-medewerkers. Voorts begeleiden zij desgevraagd selectie en invoering van algemeen toepasbare informatiesystemen.
Informatievoorziening is een bewegend doel. Indien primaire taken en verantwoordelijkheden wijzigen, heeft dat immers vaak gevolgen voor de verzameling relevante belangen. En dus voor de informatievoorziening om ze te dienen. Ook maakt de informatietechnologie een voortdurend snelle ontwikkeling door. Dat katalyseert inzicht in problemen of, nog strategischer, in kansen, omdat nieuwe oplossingen/gereedschappen denkbaar čn haalbaar zijn. Kortom, de dynamiek vergt van het management structurele aandacht voor informatievoorziening, inclusief de documentaire.
De integraal manager behoeft, nogmaals, niet zčlf specialist in informatievoorziening en -beheer te zijn. Daarvoor zijn andere medewerkers aanwezig. Omdat zijn verantwoordelijkheid echter gelijk blijft, vormen algemene coördinatie en gericht personeelsbeleid/-beheer dus de aangewezen instrumenten van de integraal manager voor verbetering van informatievoorziening.
© 1995, web editie 2002.